ส่งอีเมลจำนวนมาก ด้วย Mail Merge

Mail Merge

เครื่องมือส่งอีเมลใกล้ตัว

คนส่่วนใหญ่มักใช้โปรแกรม Microsoft Outlook ในการรับส่งอีเมล แต่จะมีใครสักกี่คนที่ทราบว่า Microsoft Word ก็สามารถส่งอีเมลได้ด้วยเช่นกัน แถมยังสามารถแทรกชื่อผู้รับลงในเนื้อหาอีเมลได้อีกด้วย รับรองถ้าใครได้ลองใช้แล้ว จะติดใจอย่างผม เพราะ Microsoft Word สามารถส่งอีเมลออกไปให้ผู้รับครั้งละจำนวนมากๆ แบบอัตโนมัติ ไม่ต้องมาส่งทีละเมล เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่ต้องการส่งเมลประชาสัมพันธ์ หรือประกาศข่าว

Mail Merge ใน Microsoft Word

เครื่องมือที่ผมกำลังพูดต่อไปนี้ คือ Mail Merge เป็นคำสั่งที่มีอยู่ใน Microsoft Word ทุกเวอร์ชั่น โดยเฉพาะเวอร์ชั่น Microsoft Word 2016 ซึ่งทำให้การส่งเมล เป็นเรื่องง่ายมากๆ ใครยังไม่ลอง แนะนำเลยครับ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับร้านค้า โรงเรียน มหาวิทยาลัย หรือแม้แต่บริษัทต่างๆ ที่ต้องการเครื่องมือในการส่งเมลจำนวนมาก แถมมีชื่อผู้รับ หรือข้อมูลส่วนตัวของผู้รับแนบไปกับเนื้อหา ทำให้ผู้รับ รู้สึกว่า เรามีการส่งข้อมูลโดยตรงเป็นการส่วนตัว

หลักการทำงานของ Mail Merge

เตรียมตัวก่อนทำ Mail Merge 

  1. ส่วนของอีเมล ให้สร้างเป็นเอกสารฉบับหนึ่งใน Microsoft Word
  2. ส่วนของข้อมูลลูกค้า  (เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ฐานข้อมูลลูกค้า) ซึ่งอาจประกอบไปด้วย
    • ที่อยู่อีเมล (ต้องมี)
    • ชื่อนามสกุลผู้รับ (ต้องมี)
    • ตำแหน่ง (อาจมีหรือไม่มีก็ได้)
    • ชื่อบริษัท (อาจมีหรือไม่มีก็ได้)

ภาพรวมการทำ Mail Merge

mail merge document

  1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word
  2. เขียนหรือสร้างอีเมลโดยใส่เนื้อหา รูปภาพ หรือลิงค์ที่ต้องการ ลงในเอกสาร Word
  3. ขั้นตอนต่อไปให้ทำการเชื่อมข้อมูลลูกค้า โดยใช้คำสั่ง Mailings -> Select Recipients ให้เลือกไฟล์ฐานข้อมูลลูกค้าที่สร้างขึ้น  เราสามารถสร้างใหม่ได้โดยจากคำสั่งนี้ หรืออาจดึงจากไฟล์ Excel ก็ได้ด้วยเช่นกัน
    • Type a New List
      เลือกคำสั่งนี้ ถ้าต้องการใส่ข้อมูลลูกค้าใหม่หมด
    • Use an Existing List
      เลือกจากไฟล์ฐานข้อมูลลูกค้า รองรับไฟล์ประเภทต่างๆ มากมาย ไมว่าจะเป็น MDB, Excel เป็นต้น
    • Choose from Outlook Contact
      เลือกข้อมูลอีเมลลูกค้าจาก โปรแกรม Microsoft Outlook
  4. จากนั้นคลิกเมนู Mailings เลือกคำสั่ง Insert Merge Fields เพื่อเชื่อมข้อมูลจากข้อมูลลูกค้า มาวางในตำแหน่งที่ต้องการ เช่น ดึงชื่อ นามสกุล มาวางหน้าคำสั่ง เรียน … เป็นต้น  เราจะพบว่ามีเครื่องหมาย “<<”  และ “>>” กำกับ เพื่อบอกว่า เป็นการเชื่อมต่อข้อมูล (ดูภาพประกอบด้านบน ส่วนที่เป็นสีแดง)
  5. เสร็จแล้ว ให้คลิกคำสั่ง Finish & Merge และเลือก Send email message จะพบหน้าต่างขนาดเล็ก ให้กรอกและเลือกข้อมูลดังนี้
    1. To: ให้เลือก fields email address
    2. Subject line: ให้ใส่หัวข้ออีเมล
    3. Mail format: กรณีส่งข้อความอย่างเดียว สามารถเลือก Plain text ได้ แต่ถ้ามีลิงค์ มีการสร้างตัวอักษรสวยๆ หรือมีการใส่รูปแบบ เราจะต้องเลือกเป็น HTML
  6. คลิก OK เพื่อส่งออกทันที

โปรแกรม Microsoft Word ก็จะทำการส่งอีเมลออกไปทีละคนตามฐานข้อมูลลูกค้า และจะมีการแสดงชื่อลูกค้า ให้แบบอัตโนมัติอีกด้วย

ขั้นตอนการทำงานข้างต้น ทดสอบจาก Microsoft Word 2016 ส่วน Word เวอร์ชั่นต่ำกว่านี้ สามารถใช้งานได้เช่นกัน แต่อาจมีขั้นตอนที่แตกต่างกันไปบ้าง แต่ภาพรวมๆ จะเหมือนกัน

About Mr. ONE - Admin 1428 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.