วิธีใช้ Microsoft Excel

บวกเลขบน Microsoft Word ใครๆ ก็ทราบดีว่า ถ้าต้องการจะบวกเลขหรือตีตาราง โปรแกรมที่เหมาะสมก็คือ Microsoft Excel แต่ถ้าเราจำเป็นจะต้องตีตารางใส่ตัวเลข และต้องคำนวณด้วย โดยไม่ต้องการไปทำที่โปรแกรม Microsoft Excel และ copy มาวางไว้บน Microsoft Word เพราะจะเสียเวลายุ่งยาก เปิดกลับไปมา

ทำความรู้จัก Combo Chart Chart หรือกราฟที่แสดงใน Excel โดยปกติจะแสดงเป็น Chart ประเภทเดียว เช่น Bar Chart, Line Chart หรือ Pie Chart เป็นต้น แต่ถ้าเรามีข้อมูล 2 ส่วนที่ต้องการเปรียบเทียบ เช่น Bar Chart เปรียทเทียบกับ Line Chart เราสามารถปรับแต่งได้เช่นกัน โดยใข้ความสามารถที่เรียกว่า Combo

Function คำสั่งที่ช่วยคำนวณ การทำงานบนเอกสารหรือ sheet ใน Microsoft Excel นอกเหนือจากการคำนวณ คูณ หาร บวก และลบแล้ว การใช้ Function หรือสูตรในการคำนวณ ดูจะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ทำให้การใช้งานดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น แถมยังสามารถช่วยลดขั้นตอนในการทำงานได้มากยิ่งขึ้นด้วย 

Copy ข้อมูลใน Excel ปกติ เราสามารถ copy ข้อมูลใน sheet ในโปรแกรม Microsoft Excel ได้ง่ายๆ เพียงแค่ใช้เม้าส์คลุมข้อมูลที่ต้องการ จากนั้น การใช้คำสั่ง Paste เพื่อวางในตำแหน่ง หรือ sheet ใหม่ แค่นี้ก็สามารถทำได้แล้ว แต่ผลลลัพธ์อาจยังไม่ถูกใจของใครหลายคน เช่น ได้รูปแบบ format ที่ไม่ต้องเหมือนต้นฉบับ เช่น คอลัมภ์ไม่เท่าเดิม เป็นต้น

เรื่องง่ายที่ไม่ง่ายของ Excel สำหรับคนที่ใช้งาน Excel และต้องมีการทำ filter หรือ การทำ subtotal ของข้อมูล โดยเฉพาะข้อมูลขนาดใหญ่ อาจจะเคยประสบปัญหาเช่นเดียวกับผม ในเรื่องการคำนวณ หรือนับจำนวนบรรทัดว่า มีจำนวนเท่าไหร่ หลังจากที่มีการกรองข้อมูล (filter) เพราะถ้าเรา copy ข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ ข้อมูลที่ซ่อนก็จะมาด้วย

บันทึกข้อมูลให้ง่ายด้วย Drop-Down List ทิปนี้ สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Excel โดยเฉพาะ..  จะดีไหม ถ้าเราสามารถเลือกบันทึกข้อมูลได้ง่ายขึ้น เพียงแค่เรามีตัวเลือกหรือ choice ให้ นอกจากข้อดีนี้แล้ว ยังช่วยให้ผู้บันทึกข้อมูล ไม่กรอกข้อมูลที่เราไม่ต้องการได้อีกด้วย และวิธีการนี้ ในภาษาของ Excel เราเรียกว่า Drop-Down List ซึ่งจะอยู่ในเมนูหรือหัวข้อที่ชื่อว่า Data Validation

Office 2016 เวอร์ชั่นใหม่ของโปรแกรม Office เชื่อว่า คุณก็เป็นคนหนึ่งที่มีการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel หรือ PowerPoint แต่คุณทราบหรือไม่ว่า บริษัท Microsoft ได้พัฒนาโปรแกรม Microsoft Office มาถึงเวอร์ชั่น 2016 แล้ว ใครที่ยังใช้ Office XP, Office 2013, Office 2007 หรือแม้กระทั่ง Office 2010 ก็ตาม แนะนำให้รีบอัพเกรดด่วน เพราะถ้าคุณต้องการประสิทธิภาพในการทำงานที่สูงขึ้น และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

CSV File คนใช้คอมฯ ควรรู้จัก ไฟล์ในระบบคอมพิวเตอร์มีมากมายหลายชนิด เรียกว่ามีนามสกุลต่างๆ มากมายจนแทบไม่สามารถจำได้หมด แต่อย่างไรก็ตาม นามสกุลไฟล์พื้นฐานที่เราควรรู้จัก ได้แก่ DOC/DOCX ไฟล์เอกสาร Word หรือ ไฟล์ XLS/XLSX ไฟล์นามสกุลของ Excel รวมทั้งไฟล์พรีเซ็นเทชั่นอย่าง PPT/PPTX เป็นไฟล์ที่เปิดด้วยโปรแกรม PowerPoint เป็นต้น อย่างไรก็ตาม CSV ก็เป็นอีกหนึ่งไฟล์เอกสารที่เราควรรู้จักเช่นกัน