ส่งอีเมลจำนวนมาก ด้วย Mail Merge

เครื่องมือส่งอีเมลใกล้ตัว คนส่่วนใหญ่มักใช้โปรแกรม Microsoft Outlook ในการรับส่งอีเมล แต่จะมีใครสักกี่คนที่ทราบว่า Microsoft Word ก็สามารถส่งอีเมลได้ด้วยเช่นกัน แถมยังสามารถแทรกชื่อผู้รับลงในเนื้อหาอีเมลได้อีกด้วย รับรองถ้าใครได้ลองใช้แล้ว จะติดใจอย่างผม เพราะ Microsoft Word สามารถส่งอีเมลออกไปให้ผู้รับครั้งละจำนวนมากๆ แบบอัตโนมัติ ไม่ต้องมาส่งทีละเมล เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่ต้องการส่งเมลประชาสัมพันธ์ หรือประกาศข่าว Mail Merge ใน Microsoft Word เครื่องมือที่ผมกำลังพูดต่อไปนี้ คือ Mail Merge เป็นคำสั่งที่มีอยู่ใน Microsoft Word ทุกเวอร์ชั่น โดยเฉพาะเวอร์ชั่น Microsoft Word 2016 ซึ่งทำให้การส่งเมล เป็นเรื่องง่ายมากๆ ใครยังไม่ลอง แนะนำเลยครับ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับร้านค้า โรงเรียน มหาวิทยาลัย หรือแม้แต่บริษัทต่างๆ ที่ต้องการเครื่องมือในการส่งเมลจำนวนมาก แถมมีชื่อผู้รับ หรือข้อมูลส่วนตัวของผู้รับแนบไปกับเนื้อหา ทำให้ผู้รับ รู้สึกว่า เรามีการส่งข้อมูลโดยตรงเป็นการส่วนตัว หลักการทำงานของ Mail Merge เตรียมตัวก่อนทำ Mail Merge  ส่วนของอีเมล ให้สร้างเป็นเอกสารฉบับหนึ่งใน Microsoft Word ส่วนของข้อมูลลูกค้า  (เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ฐานข้อมูลลูกค้า) ซึ่งอาจประกอบไปด้วย ที่อยู่อีเมล (ต้องมี) ชื่อนามสกุลผู้รับ (ต้องมี) ตำแหน่ง (อาจมีหรือไม่มีก็ได้) ชื่อบริษัท (อาจมีหรือไม่มีก็ได้) ภาพรวมการทำ Mail Merge เปิดโปรแกรม Microsoft Word เขียนหรือสร้างอีเมลโดยใส่เนื้อหา รูปภาพ […]

Read more

ย่อขยายเอกสารด้วย Mouse ง่ายมาก

ย่อหรือขยายเอกสารบน Microsoft Word การทำงานเอกสารบน Microsoft Word หลายต่อหลายครั้ง เราจำเป็นจะต้องมีการย่อขยายเอกสาร เพื่อให้สามารถอ่านและพิมพ์ได้สะดวกมากขึ้น การย่อหรือขยาย (Zoom in, Zoom Out) แต่ละโปรแกรมก็มีเทคนิคในการสั่งการต่างกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการย่อขยายหน้าต่างของเว็บบราวเซอร์ เราสามาถกดปุ่ม CTRL และกดเครื่องหมาย บวก หรือ ลบ เพื่อย่อขยายได้ทันที แต่สำหรับการย่อขยายบนเอกสาร Microsoft Word มีวิธีการต่างกันแต่เพียงเล็กน้อย

Read more

ทิปแปลงข้อมูล List มาอยู่ในตารางด้วย Word

เมื่อบันทึกข้อมูลผิดพลาด โปรแกรม Microsoft Word เป็นโปรแกรมสำหรับพิมพ์เอกสาร รายงานที่น่าใช้งานมากที่สุดตัวหนึ่ง เหตุผลเพราะใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน แถมยังมีเครื่องมือต่างๆ มากมายให้เรานำไปตกแต่งเอกสารได้อย่างสวยงาม การพิมพ์งานบน Microsoft Word สามารถพิมพ์ในรูปแบบตาราง หรือ Table ได้ด้วย โดยไม่จำเป็นต้องสร้างจาก Microsoft Excel  การสร้างตารางก็ไม่ได้ยุ่งยาก แค่เพียงคลิกเมนู Insert เลือก Table จากนั้นก็บอกโปรแกรมว่า จะให้สร้างกี่แถว กี่คอลัมภ์

Read more

สร้างตัวอักษรสวยๆ ไม่ง้อ Photoshop

สร้างตัวอักษรสวยๆ แบบมืออาชีพ ถ้าพูดถึงการตกแต่งเอกสารด้วยตัวอักษรสวยๆ ไม่ว่าจะนำไปใช้กับโปรแกรมอะไรก็ตาม เราสามารถใช้เครื่องมือหนึ่งที่มาพร้อมกับโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office นั่นก็คือ WordArt เพียงแค่พิมพ์และเลือกรูปแบบที่ต้องการ ก็สามารถสร้างสรรค์ตัวอักษรสวยๆ ได้ในพริบตา  ใครยังไม่เคยใช้ แนะนำให้ลองก่อนแล้วจะติดใจ เพราะไม่ว่าเอกสารใดๆ ก็ตาม ก็สวยได้ทันใจจริงๆ 

Read more

ยกเลิกการแสดงหมายเลขหน้า หน้าแรกของ Word

ทิปการใช้งาน Microsoft Word ตอน หมายเลขหน้า การทำงานกับเอกสาร Microsoft Word สิ่งหนึ่งที่เป็นเรื่องธรรมดา แต่อาจไม่ธรรมดาสำหรับใครอีกหลายคน นั่นคือ การใส่หมายเลขหน้าบนเอกสาร แน่นอน การใส่หมายเลขหน้าบนเอกสาร ย่อมมีผลดีอย่างแน่นอน โดยเฉพาะเรื่องการตรวจสอบและแก้ไขในภายหลัง จะได้ทราบว่าข้อความนั้นอยู่หน้าอะไร แต่เวลาการนำเสนอเพื่อส่งอาจารย์ หรือส่งหัวข้อ หมายเลขหน้าก็อาจทำให้ความสวยงามลดลง โดยเฉพาะถ้ามีการแสดงบนหน้าแรก

Read more

ทิป การ Save บน Microsoft Word

อย่าเพิ่งงงว่า ทำไมจึงเขียนบทความนี้ หลังจาการพิมพ์ข้อมูลต่างๆ บนเอกสาร Microsoft Word เสร็จแล้ว เราก็จะมัก Save หรือบันทึกไฟล์ไว้เพื่อใช้สำหรับส่งให้เพื่อน ส่งอาจารย์หรือพิมพ์ออกมาบนกระดาษ การ Save ของ Microsoft Word เชื่อว่าใครๆ ก็สามารถทำได้ แต่คุณทราบหรือไม่ว่า เมนู Save ทำไมถึงมีรายละเอียดมากมายให้เราเลือก แล้วแต่ละอย่างคืออะไร เชื่อว่า หลายๆ คนคงไม่ได้ทันสังเกตุ หรืออาจไม่ได้สนใจมัก แต่จะบอกว่า มีอะไรหลายๆ อย่างที่น่าสนใจและคุณก็ควรทราบไว้ด้วยกับเมนู Save As

Read more

ทิปบวกเลขด้วย Microsoft Word

เชื่อหรือไม่ Microsoft Word บวกเลขได้ คนส่วนใหญ่หรือเกือบทั้งหมด มักจะบวกเลขด้วยเครื่องคิดเลขบนคอมพิวเตอร์ หรือใช้ Microsoft Excel ช่วยในการคำนวณตามตารางที่สร้างไว้ แต่คุณเชื่อหรือไม่ว่า Microsoft Word ก็มีตัวช่วยในการบวกเลยด้วย ซึ่งตอนแรกผมก็ไม่เชื่อเหมือนกัน เพราะไม่คิดว่าจะมีจริงๆ แต่หลังจาได้ค้นคว้าและทดสอบก็ปรากฏว่า Microsoft Word ก็บวกเลขได้จริงๆ ใครอยากทราบหรือเก็บเพื่อประดับความรู้ไว้ก็ไม่เสียหาย แถมยังสามารถนำไปแนะนำให้คนอื่นๆ ใช้ได้ด้วย ก็แปลกดีน่ะครับ บวกเลยด้วย Microsoft Word

Read more

ประโยชน์ของ Header Footer ใน Microsoft Word

ทำความรู้จัก Header / Footer ไม่ว่าคุณจะใช้โปรแกรม Microsoftw Word หรือโปรแกรมสำหรับการพิมพ์เอกสาร จดหมาย ใดๆ ก็ตาม คุณจะพบกับคำสั่งในการแทรก Header และ Footer ซึ่งจะเป็นคำสั่งในการใส่ืชื่อรายละเอียดของเอกสาร หรืออาจเป็นใส่หมายเลขหน้าของเอกสาร ซึ่งจะแสดงไปในทุกๆ หน้าของเอกสาร เพีียงแต่กำหนดเพียงครั้งเดียวใน Header / Footer เห็นไหมครับว่า มีโประโยชน์อย่างมาก และช่วยลดเวลาในการใส่ในเอกสารทุกๆ หน้าด้วย โดยเฉพาะหมายเลขหน้า ทำให้เราสามารถตรวจสอบจำนวนหน้า และถ้ามีการพิมพ์เราก็ทราบได้ว่า เอกสารครับหรือไม่อีกด้วย

Read more

พิมพ์จ่าหน้าซองจดหมายด้วย Microsoft Word

เวลาพิมพ์จ่าหน้าซอง คุณทำอย่างไร หลายๆ องค์กรยังคงพิมพ์จ่าหน้าซองด้วยเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า หรือบางองค์กรก็เขียนด้วยมือ ซึ่งผมเชื่อว่าโอกาสพิมพ์หรือเขียนผิดมีค่อนข้างมาก และแถมต้องใช้เวลาในการพิมพ์นานพอสมควร แต่คุณทราบหรือไม่ว่า ถ้าใช้ Microsoft Word ช่วยในการพิมพ์สามารถลดเวลาในการพิมพ์จ่าหน้าซองได้มากเลยทีเดียว ถ้าคุณยังไม่เคยทดลองใช้ แนะนำให้เริ่มต้นตั้งแต่วันนี้ แล้วคุณจะพบว่า อะไรๆ ก็สามารถสั่งงานผ่านคอมพิวเตอร์ได้ เรามาดูกันเลยดีกว่าว่า การจะพิพม์จ่าหน้าลงซองจดหมายโดยตรง มีวิธีการและขั้นตอนอย่างไร

Read more
1 2