ทิปการส่งอีเมลขั้นสูง

MS Outlook Tips

วิธีการส่งอีเมล

โดยปกติแล้ว เวลาเราต้องการส่งอีเมลไปถึงผู้รับ เราเพียงแค่เปิด “New email” จากนั้น พิมพ์รายละเอียดพื้นฐาน เช่น หัวเรื่องและข้อความที่ต้องการส่ง จากนั้น ก็คลิก “Send” ก็ถือว่าเป็นอันเสร็จพิเศษอย่างง่ายๆ ในการส่งเมล

แต่.. คุณทราบหรือไม่ว่า Microsoft Outlook มีคำสั่งดีๆ ที่น่าใช้งานมากๆ ขอบอก เชื่อว่าบางคนอาจยังไม่เคยใช้งานเลยเสียด้วยซ้ำไป จะเรียกว่าเป็นคำสั่งขั้นสูงก็น่าจะได้ เพราะไม่ได้เป็นคำสั่งพื้นฐาน ดังนั้น เรามาดูกันก่อนเลยว่า มีอะไรน่าสนใจบ้าง

3 คำสั่งน่าใช้บน MS Outlook

  1. คำสั่ง Request a Delivery Receipt และ Request a Read Receipt
  2. Delay Delivery
  3. Direct Replies To

คำสั่ง Request a Delivery Receipt และ Request a Read Receipt

เมื่อมีการเลือกแต่ละคำสั่งข้างต้น เช่นเลือกคำสั่ง “Request a Delivery Receipt” หมายถึง ให้มีการส่งเมลกลับมายืนยันว่า “ได้ส่งถึงผู้รับแล้ว” ส่วนคำสั่ง “Request a Read Receipt ” หมายถึง “ได้อ่านเมลแล้ว” ทั้งนี้ เหมาะสำหรับใช้กับการส่งอีเมลที่มีความสำคัญ หรือต้องการให้ผู้รับยืนยันการได้รับ/อ่านเมล โดยยังไม่จำเป็นต้องตอบกลับโดยตรง

วิธีการใช้คำสั่ง Delivery Receipt / Read Receipt

ที่หน้าต่าง New Mail คลิกเมนู Options ก่อน เราจะเห็นคำสั่งด้านบนเมนูบาร์ ให้คลิกเลือกคำสั่งที่ต้องการ สามารถคลิกเลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือถ้าสองอย่างพร้อมกันได้

คำสั่ง Delay Delivery

ใช้สำหรับการตั้งเวลาในการส่งเมล โดยสามารถตั้งเวลาส่งล่วงหน้าได้ หลังจากคลิก Send อีเมลฉบับนั้น จะมีการส่งไปเก็บและรอเวลาส่งตามที่เรากำหนด สามารถตั้งเวลาล่วงหน้า เป็นชั่วโมง เป็นวัน หรือเป็นเดือนๆ ได้ด้วย

วิธีการใช้คำสั่ง Delay Delivery

หลังจากคลิกไอคอน Delay Delivery แล้ว ให้คลิกเลือกใส่วันที่ เวลาในช่อง “Delivry options” จากนั้น ก็คลิก Close เพื่อยืนยัน และคลิก Send ได้เลย

คำสั่ง Direct Replies To

โดยปกติ เวลามีการ reply อีเมลที่มีการส่งออกไป จะหมายถึง reply มายังผู้ส่ง และอาจรวมถึงคนที่อยู่ CC mail ด้วย แต่สำหรับคำสั่ง Direct Replies To เราสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ว่า กรณีที่มีการ reply ให้ส่งตรงไปยังคนอื่นๆ ได้อีกด้วย

วิธีใช้คำสั่ง Direct Replies To

หลังจากคลิกไอคอน Direct Replies To แล้ว (จะพบหน้าต่างเหมือนกับ Delay Delivery) ในช่อง “Delivry options” จากนั้น ก็คลิกที่หัวข้อ “Have replies sent to” เลือกอีเมลของคนที่ต้องการให้ได้รับอีเมล ตอบกลับ (reply)

Avatar
About Mr. ONE - Admin 1530 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.