วิธีสร้าง Drop-Down list ใน Excel

Excel loog

บันทึกข้อมูลให้ง่ายด้วย Drop-Down List

ทิปนี้ สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Excel โดยเฉพาะ..  จะดีไหม ถ้าเราสามารถเลือกบันทึกข้อมูลได้ง่ายขึ้น เพียงแค่เรามีตัวเลือกหรือ choice ให้ นอกจากข้อดีนี้แล้ว ยังช่วยให้ผู้บันทึกข้อมูล ไม่กรอกข้อมูลที่เราไม่ต้องการได้อีกด้วย และวิธีการนี้ ในภาษาของ Excel เราเรียกว่า Drop-Down List ซึ่งจะอยู่ในเมนูหรือหัวข้อที่ชื่อว่า Data Validation

ทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Data Validation

drop_down_list excel screen

หลักการของ  Data Validation คือ เป็นการกำหนดว่า ในเซลบน sheet นั้น ต้องการให้กรอกข้อมูลอะไร เช่น ใน Cell A10 ต้องการให้กรอกข้อมูลเฉพาะชื่อพนักงานขาย ซึ่งมีอยู่ 5 คน เราก็สามารถบังคับให้ผู้กรอก เลือกชื่อพนักงานขายที่เรากำหนดไว้ให้ เท่านั้น ทำให้สามารถประหยัดเวลาในการบันทึก และมั่นใจได้ว่า จะบันทึกถูกต้อง ไม่ผิดเพี้ยน  ส่วนวิธีการสร้าง Drop-Down List เพื่อให้ผู้กรอก กรอกข้อมูลได้ถูกต้อง มีขั้นตอนประมาณนี้

วิธีสร้าง Drop-Down list

data validation excel

  1. สร้างรายชื่อของข้อมูลที่ต้องการบันทึก เช่น รายชื่อพนักงานขาย เป็นต้น ลงใน Sheet บน Excel ที่ต้องการ (วางตรงไหนก็ได้)  ตัวอย่างข้อมูล  Mr. A, Mr. B, Ms. C, Ms D, Ms. E
  2. หลังจากนั้น ก็สร้างตารางที่เราสร้างไว้เป็นแบบฟอร์มให้กรอก และแน่นอน จะต้องมีช่องให้กรอกชื่อพนักงานขายด้วย
  3. คลุมในคอลัมภ์ของชื่อพนักงานขายทั้งหมด (ลากลงมา)
  4. กดเลือกเมนู Data
  5. เลือกคำสั่งย่อย Data Validation จะพบหน้าต่างเปิดขึ้นให้
  6. ในช่อง Allow  ให้เลือก List
  7. ในช่อง Source ให้คลิกเลือก ปุ่มสี่เหลี่ยมด้านขวาสุด จะพบหน้า โปรแกรมจะหดขนาดหน้าต่าง เพื่อให้เรา เอาเม้าส์ไปคลุมข้อความที่เราต้องการให้เลือก (ตามข้อ 1)
  8. หลังจากคลุมเสร็จแล้ว จะพบชื่อเซลที่ถูกคลุมไว้
  9. กดปุ่มสี่เหลี่ยมด้านขวาสุด ของหน้าต่าง Data Validation อีกครั้ง
  10. กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน
  11. เสร็จแล้ว กลับไปทดสอบที่ช่องชื่อพนักงานขาย แค่คลิก ก็จะพบตัวเลือกให้เลือกกรอกแบบอัตโนมัติแล้ว


ทิปเพิ่มเติม Data Validation

เราสามารถกำหนดให้แสดงข้อความเวลาเอาเม้าส์ไปจอที่เซลที่มีการกำหนด Data Validation ได้ โดยให้คลิกไปที่เท็บ Input Message ในหน้าต่าง Data Validation จากนั้น ก็พิมพ์ชื่อ Title และ Input Message ตามต้องการ

input_message data validation_excel

เป็นไงครับ อาจมีหลายขั้นตอนสักนิด แต่ว่า ถ้าได้ทดสอบด้วยตัวเองก็จะสามารถทำได้อย่างแน่นอน ขอเป็นกำลังใจให้ครับ หวังว่าทิปนี้จะมีประโยชน์กับเพื่อนๆ นะครับ แล้วพบใหม่ ทิปเด็ดๆ ในโอกาสหน้า..

Avatar
About Mr. ONE - Admin 1517 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.