แนะนำการเลือกซื้อซอฟต์แวร์โรงแรม

Hotel PMS

ระบบบริการส่วนหน้า Front Office System

ระบบบริการส่วนหน้า หรือชื่อภาษาอังกฤษว่า Front Office System เป็นระบบที่ใช้สำหรับการรับจองห้องพัก การทำเข้าพัก การเก็บเงินลูกค้าที่มาใช้บริการห้องพัก ตลอดจนครอบคลุมไปถึงเรื่องการบริหารจัดการห้องพักในส่วนของแผนกแม่บ้านที่ทำความสะอาด ทั้งนี้ระบบที่ดี จะต้องประกอบด้วยความสามารถอะไรบ้าง เชิญมาดูรายละเอียดกันเลยดีกว่า

ความสามารถพื้นฐานของ Front Office System

  • ระบบรับจองห้องพัก – Reservation System
  • ระบบเข้าพัก – Check-in
  • ระบบย้ายออก – Check-out
  • ระบบควบคุมห้องพัก – Housekeeping
  • ระบบรายงาน – Report

การเลือกซื้อซอฟต์แวร์โรงแรม ถ้าใครยังไม่เคยมีประสบการณ์ในการทำงาน คงเป็นเรื่องค่อนข้างยากในการที่จะตัดสินใจเพราะไม่ทราบว่า ซอฟต์แวร์ตัวไหน ใช้งานง่าย เหมาะสมกับขนาดโรงแรมของตนเอง สำหรับราคาซอฟต์แวร์โรงแรมมักจะคิดตามจำนวนห้องพัก เช่น  2,000-3,000 บาทต่อห้อง เป็นต้น นอกจากนี้ เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ดังจะเห็นได้ชัดกว่า ราคาอินเตอร์เน็ตถูกลง แต่ได้ความเร็วสูงขึ้น ทำให้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์โรงแรม ให้ทำงานบนระบบ Cloud ซึ่งทำให้เจ้าของกิจการ ไม่ต้องลงทุนในการจัดซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ เช่น Server เป็นต้น มาติดตั้งโดยตรง ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก

อย่างไรก็ตาม สืบเนื่องด้วยตลาดซอฟต์แวร์โรงแรม มีการแข่งขันกันมากขึ้น คนไทยก็มีการพัฒนาเพิ่มเติมมากขึ้นด้วยเช่นกัน แต่เท่าที่เห็น คงต้องศึกษาและพิจารณาให้ดีก่อนการตัดสินใจ เอาเป็นว่า เรามาเรียนรู้ซอฟต์แวร์ระบบโรงแรมกันสักนิดว่า โปรแกรมที่ดี ควรมีความสามารถพื้นฐานอะไรบ้าง

ระบบรับจองห้องพัก – Reservation System

  • สามารถตั้งราคาค่าห้องได้หลากหลาย
  • สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายรายห้อง หรือรายกลุ่มได้
  • รองรับการปรับเปลี่ยนข้อมูลลูกค้าได้ตลอดเวลา (Amend / Cancel)
  • แยกแหล่งที่มาของลูกค้าได้ว่า จองมาจากไหน (Source)
  • สามารถแยกแยะลูกค้าแบ่งตามตลาดได้  (by Market)
  • สามารถรับจองห้องพักแบ่งเป็นประเภทของห้องพัก (Room Type)
  • สามารถดูประเภทของว่างและห้องรับจองทั้งในปัจจุบัน และอนาคตได้

ระบบเข้าพัก – Check-in System

  • สามารถดึงข้อมูลจากระบบสำรองห้องพัก มาทำการบันทึกเข้าพักได้
  • สามารถบันทึกเข้าแบบแบบ เดี่ยว และแบบกรุ๊ปได้ในเวลาอันสั้น – Individual / Group Check-In
  • สามารถย้ายห้องได้อย่างรวดเร็ว – Room Transfer

ระบบย้ายออก – Check-out System

  • สามารออกใบเสร็จรับเงิน – Folio
  • สามารถพิมพ์ค่าใช้จ่ายเพื่อดูรายละเอียดก่อนได้ – Preview
  • สามารถแยกรายละเอียดของค่าใช้จ่าย
  • สามารถรับชำระเงินได้หลากหลายประเภท – Payment Type
  • สามารถโอนย้ายค่าใช้จ่ายไปห้องอื่นได้ – Transfer

ระบบควบคุมห้องพัก – Housekeeping System

  • สามารถกำหนดสถานะของห้องพัก – Room Status
  • สามารถปรับเปลี่ยนสถานะห้องพัก  – Update Room Status
  • รองรับการปิดห้องเพื่อซ่อม – Out of Order / Out of Service
  • รองรับการตรวจสอบสถาะห้องพักย้อนหลังได้ – Room History

ระบบรายงาน – Report System

  • มีรายงานที่ครอบคลุมแต่ละรบบข้างต้น
  • รายงานแสดงจำนวนห้องพักทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต
  • รายงานสถิติต่างๆ ที่ใช้สำหรับการทำการตลาด

รายละเอียดความสามารถข้างต้น เป็นเพียงพื้นฐานที่ซอฟต์แวร์โรงแรมควรจะมี

ปัจจุบัน ระบบโรงแรมที่มีจำหน่ายสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ ระบบบน Cloud คือ ใช้งานผ่านอินเตอร์เน็ต (จ่ายเป็นรายเดือน ราคาก็มีทั้งถูกและแพงมาก) กับระบบที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์เซอร์เวอร์บนระบบเครือข่ายของโรงแรมเอง (จ่ายค่าซอฟต์แวร์ และค่าบำรุงรักษารายปี)

ข้อมูลเพิ่มเติมการเลือกซื้อซอฟต์แวร์โรงแรม

ระบบโรงแรมที่พัฒนาโดยคนไทยที่ทำงานบนระบบ Cloud ส่วนใหญ่จะมีราคาไม่แพง แต่ก็อาจมีความสามารถที่จำกัด และอาจไม่รองรับโรงแรมที่มีจำนวนห้องหลายร้อยห้อง ส่วนระบบโรงแรมของต่างประเทศ ก็มีราคาค่อนข้างสูง แถมค่าใช้จ่ายในปีถัดไปก็สูงเช่นกัน

ปัจจุบันระบบอินเตอร์เน็ตในบ้านเราจะมีความสเถียรเฉพาะในเขตตัวเมืองเป็นส่วนใหญ่ ดังนั้น ระบบบน Cloud จึงเหมะากับโรงแรมในเมืองมากกว่านอกเมือง แต่หวังว่า อนาคตอินเตอร์เน็ต จะครอบคลุมทั่วประเทศอย่างแท้จริง

เปรียบเทียบค่าใชจ่ายของระบบ Cloud กับ Server

ระบบ Cloud

  • ไม่ต้องซื้อ Server
  • จ่ายเป็นค่า Subscribe เท่ากันทุกปี

ระบบ Server ของตนเอง

  • ต้องซื้อ Server
  • จ่ายค่า Maintenance รายปี  ประมาณไม่เกิน 22% ต่อปี

สรุปคร่าวๆ คือ ค่าใช้จ่ายบนระบบ Cloud จะแพงกว่ากับใช้งานที่มี Server เป็นของตนเอง ยิ่งถ้าสามารถใช้งาน Server ได้นานเกิน 5 ปี ก็ยิ่งคุ้มมากขึ้น

Avatar
About Mr. ONE - Admin 1537 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม