รวมมิตรคำสั่งพื้นฐานอีเมล สำหรับผู้ใช้ Office 365

office 365

บริการ Office 365

อีกหนึ่งบริการออนไลน์จาก Microsoft ที่องค์กร ไม่ว่าระดับกลางหรือระดับใหญ่เลือกซื้อและใช้บริการ เนื่องจากสามารถลดต้นทุนในเรื่องของคอมพิวเตอร์เซอร์เวอร์ ซอรฟ์แวร์บริหารจัดการอีเมล (Microsoft Exchange) แถมยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการจ้างคนไอที มาบริหารจัดการโดยเฉพาะได้อีก อีกหนึ่งทางเลือกขององค์กรที่ไม่ต้องการลงทุน เพียงแค่จ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน หรือรายปี

เพื่อมือใหม่หัดใช้ Office 365 สามารถเข้าถึงการใช้งานโดยเฉพาะส่วนของ Mail ได้สะดวก รวดเร็ว บทความนี้จึงได้รวบรวมคำสั่งต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการใช้อีเมล ขั้นพื่นฐาน เพื่อให้เราสามารถ “เริ่ม” และใช้งานได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาคำสั่งว่า อยู่ส่วนไหนของโปรแกรม

บทความนี้ จะแนะนำการใช้ Office 365 ในส่วนของ mail ที่ทำงานผ่าน https://portal.office.com  โดยเฉพาะ

รวมมิตรคำสั่งพื้นฐานของ Mail บน Office 365

office 365

 

settings icon office 365

 

  • New
    คำสั่งสำหรับการเขียน Mail ใหม่
  • Reply, Reply All, Forward
    คำสั่งที่ใช้สำหรับการ ตอบเมล ตอบทั้งหมด หรือการส่งต่อเมลไปยังคนอื่น
  • BCC
    คำสั่งในการส่งสำเนาเมล ให้คนอื่น โดยที่ผู้รับโดยตรง (To) หรือผู้รับสำเนา (CC) จะไม่ทราบว่า เราได้มีการส่งให้กับอีกคน  คำสั่ง BCC โดยปกติจะถูกซ่อนอยู่ในเมนู 3 จุด (…)
  • Attached File
    สามารถแนบไฟล์ไปพร้อมกับอีเมลได้ ขนาดไฟล์ไม่เกิน 25 MB แต่ถ้าต้องการส่งไฟล์ใหญ่กว่านั่น แนะนำให้ใช้ผ่าน OneDrive แทน ซึ่งไม่มีข้อจำกัดขนาดไฟล์แนบ
  • OneDrive
    ฟรีบริการบน Office 365 ซึ่งเราจำเป็นจะต้องติดตั้งโปรแกรม One Drive for Business ก่อน และเราจะได้พื้นที่ฟรี 1 TB  เวลาติดตั้งให้ระวังว่าเราเลือกรุ่น 32bit (x86) หรือ 64bit (x64) ได้ถูกต้องตาม Windows ที่เราใช้งาน
  • Junk Mail
    กรณีได้รับจากบุคคลที่เราไม่ต้องการ และเราถือว่าเป็นอีเมลขยะ เราสามารถตั้งค่าให้ระบบ Mail ป้องกันได้ โดยการคลิกขวาเมลที่เราไม่ต้องการ จากนั้นเลือก Mask as Junk
  • Email Signature
    คำสั่ง สำหรับการสร้างข้อความลงท้ายของเมล อาจรวมถึง ชื่อนามสกุล ตำแหน่ง ชื่อบริษัท เบอร์โทร รวมทั้งอีเมล  ทั้งนี้จะช่วยให้เราสะดวกมากในการเขียนอีเมลครั้งต่อๆ ไป เพราะไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความซ้ำๆ เหล่านี้  บน Office 365 เราสามารถเข้าถึงการสร้าง Email Signature ได้ผ่านทางเมนู Settings เลือกคำสั่ง Options บนบรรทัด Layout ให้คลิกเลือก Email signature จากนั้น ก็พิมพ์ข้อความตามต้องการได้ทันที
  • Set Forwarding Mail
    บางเวลา เราอาจต้องการให้ส่งเมลที่เราได้รับ ไปยังอีเมลอื่นๆ เช่น Gmail เป็นต้น เราสามารถตั้งค่าโดยเลือกคำสั่ง Forwarding ได้ โดยหลังจากคลิกเข้าระบบเมลแล้ว ให้คลิกเลือกไอคอน Settings (รูปจักร) จากนั้นเลือกคำสั่ง Options เลือกเมนู Account และเลือกคำสั่ง Forwarding  และพิมพ์ชื่อเมลที่เราต้องการส่งต่อ
  • Password
    เราสามาถเปลี่ยนรหัสผ่าน หรือ Password บน Office 365 ด้วยตัวเอง (จะรวมในส่วนของอีเมลด้วย) โดยหลังจาก Login เข้า Office 365  (ย้ำ ไม่ใช่ผ่านหน้า Mail) ให้คลิกหัวข้อ Settings  เมนูคำสั่ง Office 365 Settings จากนั้นเลือกหัวข้อ Password  การเปลี่ยน Password เราจำเป็นจะต้องจำรหัสผ่านเก่าก่อนเสมอ
  • Photo
    เราสามารถใส่ หรือเปลี่ยนรูปภาพที่เป็นสัญลักษณ์แทนตัวเองได้ โดยหลังจาก Login เข้้า Office 365 แล้ว ให้คลิกไอคอนรูปคนที่ด้านขวามือบนสุด จากนั้นคลิกเลือก Change

หวังว่าคำสั่งต่างๆ เหล่านี้ที่ใช้งานสำหรับ Office 365 จะช่วยให้เพื่อนๆ สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ส่วนตัวก็เสียเวลาพอสมควรกว่าจะรวบรวมคำสั่งเหล่านี้ได้ทั้งหมด   ไว้โอกาสหน้าจะเขียนการใช้งานในระดับลึกๆ ให้มากกว่านี้ อย่าลืมติดตามกัน ตอนต่อไป..

คุณทราบหรือไม่ว่า ระบบ webmail ที่เราใช้บน Office 365 เราเรียกว่า Outlook Web Access หรือ เรียกย่อๆ ว่า OWA

Avatar
About Mr. ONE - Admin 1515 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.