เจาะลึก เรื่องไฟล์ Microsoft Outlook

microsoft outlook tips
microsoft outlook tips

Microsoft Outlook คือะไร

Microsoft Outlook คือ โปรแกรมที่ใช้สำหรับการรับส่งเมลของค่าย Microsoft ภายในโปรแกรมยังมีความสามารถอื่นๆ อีกที่น่าสนใจ อาทิเช่น Calendar สำหรับการทำตารางนัดหมาย Contacts สำหรับ เก็บรายชื่อบุคคลที่เราติดต่อ Tasks สำหรับการกำหนดงานและระยะเวลา รวมทั้ง Notes ที่ใช้สำหรับโน๊ตข้อมูลแปะบนหน้าจอคอมฯ แทนกระดาษ

อย่างไรก็ตามวัตถุประสงค์หลักของการใช้ Microsoft Outlook ก็คือระบบเมล

รุ่นของ Microsoft Outlook

เท่าที่สำรวจ ปัจจุบัน คนไทยส่วนใหญ่ยังใช้ Microsoft Outlook 2003 ซึ่งถือว่าเป็นเวอร์ชั่นค่อนข้างเก่ามาก ถ้าใครยังใช้ก็ขอแนะนำให้อัพเกรดเป็นเวอร์ชั่นขั้นต่ำคือ Microsoft Outlook 2010 จะดีกว่ามาก  สำหรับเวอร์ชั่นที่ยังพบว่ามีการใช้งาน ประกอบด้วย

  • Microsoft Outlook 2003
  • Microsoft Outlook 2007
  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2016 (ใหม่)

นอกจากนี้ยังมีการใช้งานในลักษณะออนไลน์ ผ่านระบบคราวน์ นั่นคือ Outlook 365 อีกด้วย

โดยภาพรวมแล้ว การใช้งานอาจไม่แตกต่างกันมากนัก แต่ความสามารถในการทำงานได้เร็วต่างกันมาก โดยเฉพาะกับเวอร์ชั่นใหม่ๆ  ดังนั้น การอัพเกรดและเรียนรู้ของใหม่ น่าจะเป็นประโยชน์มากกว่า

ไฟล์ที่เก็บข้อมูลของ Microsoft Outlook

เจาะลึกไปยังเรื่องไฟล์ของ Microsoft Outlook ที่เก็บอีเมลต่างๆ ที่เราสร้างขึ้น ไฟล์ Microsoft Outlook จะมีนามสกุลอยู่ 2 อย่างคือ ไฟล์นามสกุล PST หรือเราเรียกว่า Personal Folders กับไฟล์นามสกุล OST เราเรียกว่า offline Outlook Data File เป็นไฟล์ที่ใช้เก็บข้อมูลสำหรับผู้ใช้ระบบเมล Microsfot Exchnage เท่านั้น ซึ่งไฟล์สำคัญที่สุดก็คือ PST ซึ่งเก็บเมลของเราไว้ทั้งหมด

ขนาดของไฟล์ PST

  • Microsoft Outlook 2003, 2007 มีขนาดไฟล์ใหญ่สูงสุดคือ 20 GB
  • Microsoft Outlook 2010, 2013 มีขนาดไฟล์ใหญ่สูงสุดคือ 50 GB

ในความเป็นจริง เราอาจสามารถใช้งานได้เกินกว่าที่โปรแกรมกำหนด ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงคือ ไฟล์เสียหาย ทำงานช้าลงหรืออาจเปิดเข้าอีเมลไม่ได้ ดังนั้น เพื่อป้องกันปัญหา เราจึงจำเป็นจะต้องมีการสำรองอีเมลเก่าๆ เก็บไว้ ซึ่ง Microsoft Outlook เรียกว่า การทำ Archive ไฟล์นั่นเอง

ทิปเพิ่มเติม เมื่อเราทราบว่า ไฟล์ PST คือไฟล์ที่เก็บเมล ดังนั้น กรณีที่เราต้องการย้ายระบบเมล เราสามารถทำได้โดยการ copy ไฟล์ PST นี้ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ได้ และตั้งค่านิดหน่ยอเพื่อให้แสดงผล

ไฟล์ PST เก็บอยู่ที่ไหน

data files microsoft outlooks
data files microsoft outlooks
  1. คลิกเมนู File
  2. เลือก Account Settings และคลิก Account Settings อีกครั้ง
  3. จะพบหน้าต่าง Account Settings คลิกเลือกแท็บ Data Files
  4. คลิกไอคอน Open File Location
  5. จะพบไฟล์ PST  คลิกเลือก copy

วิธีการตั้งค่า AutoArchive – Microsoft Outlook 2010

  1. คลิกเมนู File
  2. คลิกเลือก Options
  3. คลิกเลือก Advanced
  4. คลิก AutoArchive
  5. ตั้งค่าตามต้องการ

กรณีีมีปัญหาเปิดเมลไม่ได้ ไฟล์ PST อาจเสีย สามารถซ่อมได้ โดยให้ค้นหาโปรแกรมชื่อ SCANPST.EXE จากนั้นก็เลือกไฟล์ที่ต้องการซ่อม และสั่ง Repair ได้ทันที  ระหว่างการซ่อมไฟล์ จะมีการสร้างไฟล์สำรองเก็บไว้ก่อน ดังนั้น ให้มั่นใจว่า คอมฯ ของเรามีพื้นที่ว่างพอ

Avatar
About Mr. ONE - Admin 1537 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม