ทำความรู้จัก Shared Mailboxes ใน Office 365

ms office logo
ms office logo

ระบบอีเมลบน Office 365

สำหรับผู้ที่สนใจที่กำลังจะใช้อีเมลบน Office 365 หรือใครที่ใช้งาน Office 365 อยู่แล้ว คงทราบกันดีอยู่แล้ว่า ระบบอีเมลนี้ เป็นอีเมลที่เรียกว่า Exchange Server ซึ่งถือเป็นระบบเมลที่ดีที่สุดของ Microsoft และนิยมใช้งานกันอย่างแพร่หลายทั่วโลก Office 365 ทำงานบนระบบคลาวนด์ ซึ่งทำให้สะดวกในการใช้งานและบริหารจัดการ เพราะแค่มีอินเตอร์เน็ต ก็สามารถใช้งานได้แล้ว แถมมีแอพฯ รองรับการทำงานบนมือถืออีกด้วย

ของฟรีที่มีใน Office 365 หลายๆ คนอาจยังไม่ทราบว่า การใช้งาน Office 365 นั้น จะมีความสามารถอย่างหนึ่งที่ทำให้เราสามารถสร้างอีเมลขึ้นมาใช้งานได้ฟรี ผ่านบริการที่เรียกว่า Shared Mailboxes

Shared Mailboxes คืออะไร

บริการฟรีในการสร้างอีเมล เพื่อให้คนหนึ่งหรือหลายๆ คนช่วยกันบริหารจัดการ โดยเฉพาะกับอีเมลกลาง อย่างเช่น info@technointrend.com เป็นต้น บางองค์กรจะให้หลายๆ คนช่วยในการบริหารจัดการ รับและส่งตอบอีเมล โดยไม่จำเป็นจะต้องมีรหัสผ่าน  แถมที่สำคัญ Microsoft ไม่คิดค่าบริการเพิ่มเติม เหมือนอีเมลปกติ

วิธีสร้าง Shared Mailboxes

shared_mailbox menu

  1. เข้า Office 365 ด้วย user ระดับ admin
  2.  คลิกไอคอน Admin เพื่อเข้าไปยังระบบอีเมล
  3. เมนูด้านซ้ายมือ คลิก Shared Mailboxes
  4. คลิกเครื่องหมายบวก (+) เพื่อสร้างอีเมลที่ต้องการ
    create shared_mailboxes screen
  5. ใส่ชื่อ mailbox และตั้งชื่ออีเมลที่ต้องการ
  6. ในช่อง Add members  ให้ใส่ชื่ออีเมลของคนที่เป็นคนจัดการอีเมลนี้  ใส่หลายอีเมลได้
  7. คลิกปุ่ม Create
  8. เสร็จขั้นตอนการสร้างอีเมล  Shared Mailboxes

ขั้นตอนในการจัดการอีเมล Shared Mailboxes

ให้เราเข้าไปยังอีเมลที่เป็น member ของ Shared Mailboxes ที่สร้างขึ้นมา  จากนั้นให้เพิ่ม Mail Box ของอีเมลนั้น โดยสามารถแบ่งขั้นตอนการสร้างได้ 2 แบบ คือ

  1. สร้าง Mail Box ผ่านการเช็คบนออนไลน์
  2. สร้าง Mail Box ผ่าน Microsoft Outlook 2010 หรือ 2013 ขึ้นไป
    ปกติ Microsoft Outlook จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ให้อัตโนมัติ

วิธีสร้าง Mail Box ผ่านการเช็คบนออนไลน์

add shared_folder OWA

  1. Login ผ่านเว็บไซต์ออนไลน์ของ Office 365
  2. ที่ชื่อเมลของคนนั้นๆ คลิกขวา เลือก Add Shared Folder
  3. ใส่ชื่อ อีเมลที่สร้าง Shared Mailbox
  4. รอสักครู่ จะพบ Mailbox
  5. จะพบโฟลเดอร์ต่างๆ เช่น Inbox หรือ Sent items เหมือนกับโฟลเดอร์ที่เราใช้งานปกติ
  6. สามารถรับส่งเมลภายใต้อีเมลนั้นๆ ได้ทันที

ข้อดีของ Shared Mailboxes

  • ฟรี ไม่ต้องเสีย license ของ Office 365
  • รองรับการสร้างไม่จำกัด
  • รองรับการบริหารจัดการได้หลายคนพร้อมกัน
  • ไม่จำเป็นต้องใช้รหัสผ่าน

 

Avatar
About Mr. ONE - Admin 1511 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.