ทิปปรับแต่งเอกสาร Microsoft Word

microsoft word tips
microsoft word tips

พิมพ์ก่อน แก้ไขทีหลังด้วย Microsoft Word

จุดเด่นอย่างหนึ่งของการสร้างเอกสารหรือจดหมายด้วย Microsoft Word นั่นคือ เราสามารถพิมพ์ข้อความต่างๆ ลงบนเอกสารก่อน จากนั้นค่อยมาปรับแต่งหรือแก้ไขข้อความที่สะกดผิดในภายหลังได้ รวมทั้ง สามารถบันทึกหรือ Save ไว้ในฮาร์ดดิกส์ และเรียกกลับมาแก้ไขได้อีกตามความต้องการ ซึ่งแตกต่างจากเครื่องพิมพ์ดีดทั่วไป ที่เมื่อพิมพ์แล้ว แก้ไขอะไรไม่ได้

Microsoft Word เป็นโปรแกรมสำหรับพิมพ์จดหมาย รายงาน ที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลก เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ ในตระกูล Microsoft Office

ทิปพิมพ์เอกสารอย่างไรให้ถูกวิธีและเร็วสุดๆ

  • เปิดไฟล์เอกสารใหม่ทุกครั้ง อย่าลืม Save ก่อนการเริ่มต้นพิมพ์งาน
    เทคนิคนี้ เพื่อป้องกันกรณีพิมพ์งานไปแล้ว แต่ไฟดับ ข้อมูลหายหมด อันนี้เป็นเรื่องเศร้าที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน เพราะทุกคนไม่ได้ใช้ Notebook ในการทำงาน ดังนั้น จึงอาจเกิดปัญหาขึ้นได้ทุกเมื่อ และถึงแม้ว่า Microsoft Word จะมีความสามารถในการ Auto Save ก็ตาม แต่ก็ยังพบเห็นปัญหานี้อยู่เนืองๆ
  • พิมพ์ก่อน ตกแต่งทีหลัง
    เทคนิคนี้ ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น คนบางคน มักพิมพ์ไป ตกแต่งไป ทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก เพราะเดี๋ยวแก้ตัวอักษร เดี๋ยวปรับให้เล็กให้ใหญ่ ไม่เสร็จสักที ดังนั้น การพิมพ์งานให้เสร็จก่อน แล้วค่อนมาปรับ รับประกันขึ้นสามารถทำงานได้เร็วขึ้นอย่างแน่นอน
  • เรียกคำสั่งลัดในการปรับแต่งเอกสาร
    Microsoft Word เวอร์ชั่นใหม่ๆ ส่วนใหญ่ จะมีคำสั่งลัดในการตกแต่งข้อความหรือเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการปรับแต่งตัวอักษร หนา บาง เอียง หรือแม้กระทั่งปรับขนาดก็สามารถเรียกใช้งานในคลิกเดียว วิธีการเรียกเมนูลัดให้คลิกขวาของเม้าส์ เราจะเห็นคำสั่งลัดให้เลือกใช้ได้อย่างสะดวกสบาย
  • ใช้คำสั่งบน Keyboard แทนการคลิกไอคอน
    เพื่อเป็นการสร้างความคุ้นเคยในการทำงานให้เร็วขึ้น ขอแนะนำให้เพื่อนๆ ได้ทดลองใช้คำสั่งบน Keyboard แทนการใช้เม้าส์คลิกไอคอน หรือเมนูด้านบน ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น เพราะมือไม่ต้องละวางจาก Keyboard เลย ทำให้ทำงานได้เร็วแบบเห็นๆ? สำหรับคำสั่งพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้บน Microsoft Word และโปรแกรมอื่นๆ ทั่วไป (เห็นไหมครับ เรียนรู้ครั้งเดียวนำไปใช้ได้หลายโปรแกรม คุ้มมากๆ) ประกอบด้วย

    • Shift + End
      หมายถึง การคลุมข้อความจากจุดเริ่มต้น ไปท้ายสุด
    • Shift + Home
      หมายถึง การคลุมข้อความจากท้ายสุด ไปยังตำแหน่งแรก
    • Ctrl + C
      หมายถึง Copy
    • Ctrl + X
      หมายถึง Delete / Remove
      (แต่มีการ copy ไปในตัวด้วย)
    • Ctrl _+ V
      หมายถึง Paste หรือวางเอกสาร ข้อความ รูปภาพ นั้นๆ
      (ใช้ได้เมื่อมีการใช้คำสั่ง Ctrl+C หรือ คำสั่ง Ctrl +X แล้ว เท่านั้น)
    • Ctrl + S
      หมายถึง Save

เริ่มต้น แนะนำให้ลองจำ 6 คำสั่งบน Keyboard ดูก่อนครับ ให้ทดลองใช้งานเลยน่ะครับ จะได้ฝึกฝนให้ขึ้นใจ เวลาไปใช้โปรแกรมอื่นบนระบบปฏิบัติการ Windows ก็สามารถใช้คำสั่งนี้ได้ด้วยเช่นกัน

คุณทราบหรือไม่ว่า Microsoft Office เวอร์ชั่น 2007 ขึ้นไป เราสามารถเรียกดูคำสั่ง Keyboard Shortcut ได้ด้วยวิธีเปิดโปรแกรมที่ต้องการ เช่น Microsoft Word จากนั้นกดใหุ้ปุ่ม Alt หนึ่งครั้ง จะมีไอคอนสี่เหลี่ยมภายในมีตัวอักษร หรือตัวเลข ซึ่งเป็นคำสั่งให้เลือกใช้งานผ่าน Keyboard ได้นั่นเอง

keyboard shortcut ms word
keyboard shortcut ms word
Avatar
About Mr. ONE - Admin 1517 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.