แนะนำการใช้ Zoom มือใหม่

ประชุมออนไลน์ ไม่รู้ไม่ได้แล้ว

ด้วยสถานะการณ์ที่ไม่สะดวกในการเดินทางเพราะมีความเสี่ยงของโรคที่กำลังระบาด การสื่อสารผ่านออนไลน์ ดูจะเป็นทางเลือกที่คนทั่วโลก เลือกใช้ รวมถึงผู้เขียนด้วยเช่นกัน เครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสาร นอกเหนือจากสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์แล้ว โปรแกรมเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ต้องเลือกใช้ให้ดี

การเลือกใช้โปรแกรม คงต้องคำนึงถึงความง่ายเป็นหลักในการใช้งานมาเป็นอันดับต้นๆ เหตุเพราะว่า เราไม่ได้ใช้งานเพียงคนเดียว แต่ต้องมีการสื่อสารกับคนอื่นๆ ดังนั้น ถ้าผู้ร่วมสื่อสารใช้งานไม่เป็น อาจส่งผลทำให้การสื่อสารไม่สมบูรณ์เท่าที่ควร

ในตลาดของโปรแกรมในการสื่อสารผ่านออนไลน์ เราอาจเรียกว่า Web Conferencing นั้น มีให้บริการแบบเสียเงิน และแบบใช้งานฟรี ตัวอย่างเช่น Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, Skype, Join.me และ Gotomeeting ซึ่งแต่ละโปรแกรมก็มีความสามารถหลักๆ แถบจะบอกได้เลยว่า เหมือนกัน

สำหรับบทความนี้ ผู้เขียนจะขอแนะนำการใช้โปรแกรมที่ชื่อว่า “Zoom” ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่ายมาก และดูเหมือนว่า จะสะดวกที่สุด ณ ตอนนี้ เพราะมีการให้บริการฟรี แต่ก็มีข้อจำกัดบ้าง ซึ่งคิดว่า พอรับได้

หลักการประชุมออนไลน์

ทำความเข้าใจกันสักนิดก่อนว่า การประชุมออนไลน์ หรือ Web Conferencing หมายถึง การชุมผ่านอุปกรณ์ที่รองรับการเชื่อมต่ออินเตอร์ ระหว่างการประชุม สามารถส่งข้อความ พูดคุยด้วยเสียง รวมทั้งสามารถมองเห็นกันในลักษณะของวีดีโอได้อีกด้วย นอกจากนี้ ยังสามารถส่งไฟล์ถึงกันได้อีกด้วย

การประชุมออนไลน์โดยปกติ จะต้องมีผู้เชิญ อาจเรียกว่า “Host” หรือ “Organizer” ก็ได้ ขึ้นกับแต่ละโปรแกรมที่เราเลือกใช้งาน โดย “Host” หรือ “Organizer” จะต้องเป็นผู้สร้างห้องประชุมออนไลน์ และส่งอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมประชุม อาจส่งในรูปแบบของลิงค์ หรือส่งเป็นไอดี (ID) หมายเลขในการประชุม พร้อมรหัสผ่าน

การเข้าร่วมประชุม ผู้ถูกเชิญ ก็เพียงแค่คลิกลิงค์ที่ได้มา ก็สามารถเข้าประชุมได้ทันที แต่อาจต้องมีการตั้งค่าการใช้งานเล็กน้อย โดยเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถพูดผ่านไมโครโฟนบนคอมพิวเตอร์ และฟังเสียงจากลำโพงคอมพิวเตอร์ได้เช่นกัน

เริ่มต้นใช้โปรแกรม Zoom

เริ่มต้น แนะนำให้ไปดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมก่อน ผ่านทางลิงค์ดาวน์โหลด
https://zoom.us/download ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพมากกว่าเวอร์ชั่นที่ใช้งานผ่านเว็บบราวเซอร์ (เราสามารถใช้บัญชี user ของ Gmail / Facebook เพื่อทำการ Login เพื่อใช้งานได้ทันที)

หน้าแรกของ Zoom

คำสั่งหลักของโปรแกรม Zoom ประกอบด้วย

  • New Meeting ใช้สำหรับการเริ่มประชุมออนไลน์ แบบทันที
  • Join ใช้สำหรับการเข้าร่วมประชุม กรณีมีการสร้างห้องประชุมออนไลน์แล้ว
  • Schedule ใช้สำหรับการสร้างห้องประชุมออนไลน์ แบบล่วงหน้า
  • Share screen ใช้กรณีที่เราเริ่มประชุมแล้ว สามารถแชร์ข้อมูลผ่านออนไลน์

New Meeting

เพียงแค่กดคำสั่ง “New Meeting” เราก็สามารถเริ่มประชุมได้โดยการกดไอคอนรูปคน Participant ด้านล่าง กดปุ่ม Invite เพื่อเชิญคนเข้าประชุม โดยใช้วิธี Copy URL หรือส่งผ่านแอป LINE หรือส่งผ่านด้วยอีเมลได้เช่นกัน

Join

กรณีที่เราได้รับไอดีในการเข้าประชุม สามารถใส่หมายเลขได้ที่คำสั่งนี้ บรรทัดต่อมา เป็นชื่อของเรา สามารถเลือกใส่ชื่อได้ตามต้องการ แต่ควรคำนึงถึงผู้ร่วมประชุมด้วยว่า ชื่อที่ใส่นั้น คนในห้องประชุมก็ควรรู้จักเช่นกัน

Schedule

คำสั่งสำหรับสร้างห้องประชุมในอนาคต และส่งผ่านไปทางอีเมล

Share screen

ใช้สำหรับการแชร์หน้าจอ ระหว่างการประชุมออนไลน์

วิธีสร้าง Conference แบบด่วนด้วย Zoom

  1. คลิกปุ่ม New Meeting จะพบหน้าต่างดังภาพด้านบน
  2. จากนั้นคลิกคำสั่ง Participants
  3. จะพบหน้าต่างด้านข้างของโปรแกรม ให้คลิก Invite (ด้านล่าง)
  4. จากนั้นให้คลิก Copy invitation (จะได้ทั้งลิงค์ของการเข้าร่วมประชุม รวมทั้ง ID และ Password)
  5. เราสามารถนำข้อมูลที่ copy ไปวางบนอีเมลที่จะส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุม หรือ จะส่งผ่านแอป LINE ได้เช่นกัน ถือว่า สะดวกมากๆ

สำหรับผู้ร่วมประชุม เมื่อได้รับแล้ว กรณีเป็นลิงค์ ก็สามารถคลิกลิงค์ เพื่อเข้าร่วมประชุมได้ (โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม) หรือเข้าไปเว็บไซต์ www.zoom.us คลิกเมนูด้านบนชื่อ “Join a meeting”

ออกจากการประชุมออนไลน์ ต้องทำอย่างไร

โดยปกติเราสามารถออกจากการประชุมออนไลน์ด้วย Zoom ง่าย ด้วยการปิดโปรแกรมไปเลย หรือจะให้ถูกวิธีก็ให้คลิกปุ่ม “End” และคลิกเลือกคำสั่ง “Leave Meeting”

ปรับเปลี่ยน Background หรือฉากหลัง

กรณีที่เราดาวน์โหลดโปรแกรม Zoom มาใช้งาน เราสามารถคลิกเลือกเปลี่ยนฉากหลังสวยๆ ได้ โดยคลิกไอคอน “Settings” จากนั้นคลิกเลือก “Virtual Background” จากนั้นคลิกรูปแบบที่เราต้องการได้เลย

ภาษาอังกฤษวันละคำสองคำ

  • Background แปลว่า ฉากหลัง หรือ พื้นหลัง
  • Conferce แปลว่า การประชุม
  • Host แปลว่า เจ้าภาพ
  • Invitation แปลว่า คำเชิญ
  • Organzier แปลว่า การจัดงาน
  • Schedule แปลว่า ตารางเวลา
Avatar
About Mr. ONE - Admin 1530 Articles
ทำงานด้านไอทีโดยเฉพาะ ชอบเทคโนโลยีเป็นชีวิตจิตใจ ชอบขีดๆ เขียนๆ โดยเฉพาะเขียนข้อมูลเกี่ยวกับการใช้คอมพิวเตอร์ โปรแกรม มีประสบการณ์การเขียนหนังสือคอมพิวเตอร์ เขียนแบบเรียนระบบสารสนเทศทางด้านโรงแรม

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.