วิธีแจ้งคนส่งเมลกรณีหยุด
ข้อควรทราบ หน้าต่างแสดงการตั้งค่า Automatic Replies หรือ Out of Office นี้ แต่ละเวอร์ชั่นของโปรแกรม Microsoft Outlook หรือโปรแกรมอื่่นที่ใช้ในการเช็คเมล อาจมีหน้าตาที่อาจแตกต่างกันไปบ้าง แต่จะมีหลักการตั้งค่าเหมือนกัน
สำหรับคนทำธุรกิจ หรือคนทำงาน เครื่องมือที่เราใช้สำหรับการสื่อสารส่วนใหญ่จะใช้ อีเมล เป็นหลัก เพราะสามารถสื่อสารได้ทั้งรายละเอียดและรูปภาพ แถมยังเป็นข้อมูลอ้างอิง ได้ดีกว่าสื่อสารผ่าน LINE เนื่องจากข้อมูลเก่าๆ อาจหายไป ถ้าเราไม่มีการสำรองข้อมูล
อย่างไรก็ตาม คนทำงาน ก็ต้องมีวันลาวันหยุดบ้าง ไมว่าจะลากิจ ลาป่วย ดังนั้น เพื่อให้การสื่อสารไม่มีปัญหา เราสามารถสั่งให้ระบบตอบกลับเมลแบบอัตโนมัติได้ หรือที่เราเรียกว่า Out-of-Office ซึ่งในโปรแกรม Microsoft Outlook จะอยู่ในหัวข้อ "Automatic Replies" (Out of Office)
วิธีการตั้งค่า Out of Office
- เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
- เลือกคำสั่งเมนู File
- เลือก Automatic Replies (Out of Office)
- จากนั้น พบหน้าต่าง Automatic Replies
- คลิกเลือก Send automatic replies
- จากนั้นก็คลิกเลือก "Only send during this time range" กรณีต้องการให้ใส่ในช่วงวันเวลา ที่เราต้องการเท่านั้น ถ้าไม่เลือก จะหมายถึงให้ส่งตลอด จนกว่าเราจะทำการปิดคำสั่งนี้
- เราสามารถเลือกำหนดว่า เราจะใช้รายละเอียด
- Inside my Organization (คนภายในองค์กร)
- Outside my Organization (คนภายนอกองค์กร)
- ในแต่ละหัวข้อ เราสามารถเลือกใส่รายละเอียดในจดหมายเหมือน หรือไม่เหมือนกันได้
- เมื่อใส่ครบถ้วน ให้คลิกปุ่ม OK และออกจากโปรแกรมได้เลย
ข้อมูลเพิ่มเติมการทำ Out of Office
- เราสามารถตั้งค่าว่าจะหยุดล่วงหน้าวันไหนก็ได้
- สามารถกำหนด เวลาให้ส่งและหยุดส่งอัตโนมัติ
- เมื่อถึงวันเวลาที่เรากำหนดไว้ โปรแกรมจะแสดงแถบสี เพื่อบ่งบอกว่า เราหยุด
ข้อควรทราบ หน้าต่างแสดงการตั้งค่า Automatic Replies หรือ Out of Office นี้ แต่ละเวอร์ชั่นของโปรแกรม Microsoft Outlook หรือโปรแกรมอื่่นที่ใช้ในการเช็คเมล อาจมีหน้าตาที่อาจแตกต่างกันไปบ้าง แต่จะมีหลักการตั้งค่าเหมือนกัน