โปรแกรมการใช้งานสำนักงาน
สิ่งที่จะช่วยให้การใช้งานคอมพิวเตอร์มีประโยชน์มากขึ้น นั่นคือ โปรแกรมหรือซอร์ฟแวร์ บางคนก็เรียกจะว่า แอป ซึ่งมาจากคำว่า Application ส่วนความหมายก็มีความใกล้เคียง ขอให้ทำความเข้าใจว่า เป็นเรื่องเดียวกัน
โปรแกรมพื้นฐานข้างต้น ส่วนใหญ่เราจะมักคุ้นเคยกับโปรแกรมจากค่าย Microsott และเป็นโปรแกรมที่รวมทุกโปรแกรมข้างต้นเข้าด้วยกัน โดยใช้ชื่อว่า Microsoft Office สำหรับทางค่าย Microsoft ก็มีการเรียกชื่อแต่ละโปรแกรม ดังนี้
นอกเหนือจากโปรแกรมพื้นฐานข้างต้นแล้ว Microsoft ก็มีการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม และนำเข้ามาเพิ่มเติมในตระกูล Microsot Office เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานพื้นฐานทั้งหมด ตัวอย่างเช่น
นอกจากนี้ Google มีการรวมความสามารถในการสร้าง Forms เพื่อกรอกข้อมูล ทำ survey ออนไลน์ได้อีกด้วย โดยโปรแกรมนี้มีชื่อว่า "Forms" โดยใช้ชื่อเดียวกันเลย
สิ่งที่จะช่วยให้การใช้งานคอมพิวเตอร์มีประโยชน์มากขึ้น นั่นคือ โปรแกรมหรือซอร์ฟแวร์ บางคนก็เรียกจะว่า แอป ซึ่งมาจากคำว่า Application ส่วนความหมายก็มีความใกล้เคียง ขอให้ทำความเข้าใจว่า เป็นเรื่องเดียวกัน
โปรแกรมสำหรับการใช้งานที่ทุกองค์กร จำเป็นต้องมีประกอบด้วย
- โปรแกรมสำหรับการพิมพ์จดหมาย หรือ Word Processing
- โปรแกรมสำหรับงานด้านคำนวณ การตีตาราง หรือ Spreadsheet
- โปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูล หรือ Presentation
- โปรแกรมสำหรับการรับส่งอีมเล หรือ Email Program
โปรแกรมพื้นฐานข้างต้น ส่วนใหญ่เราจะมักคุ้นเคยกับโปรแกรมจากค่าย Microsott และเป็นโปรแกรมที่รวมทุกโปรแกรมข้างต้นเข้าด้วยกัน โดยใช้ชื่อว่า Microsoft Office สำหรับทางค่าย Microsoft ก็มีการเรียกชื่อแต่ละโปรแกรม ดังนี้
โปรแกรมตระกูล Microsoft Office
- โปรแกรมสำหรับการพิมพ์จดหมาย มีชื่อว่า Microsoft Word
- โปรแกรมสำหรับงานด้านคำนวณ การตีตาราง มีชื่อว่า Microsoft Excel
- โปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูล มีชื่อว่า Microsoft PowerPoint
- โปรแกรมสำหรับการรับส่งอีมเล มีชื่อว่า Microsoft Outlook
นอกเหนือจากโปรแกรมพื้นฐานข้างต้นแล้ว Microsoft ก็มีการพัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม และนำเข้ามาเพิ่มเติมในตระกูล Microsot Office เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานพื้นฐานทั้งหมด ตัวอย่างเช่น
โปรแกรม Microsoft Publisher
โปรแกรมสำหรับงานด้านออกแบบ ทำนามบัตร ทำโบรชัวร์ สามารถเลือกสร้างจาก Template สำเร็จรูปที่มีหลากหลาย ทำให้เราไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องออกแบบเลย และคลิกเลือกและปรับเปลี่ยนข้อความ รูปภาพ เป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายมาก
โปรแกรม Microsoft Access
โปรแกรมสำหรับงานด้านฐานข้อมูล สามารถสร้างระบบฐานข้อมูลได้ง่ายๆ ด้วย Template เช่นเดียวกันกับโปรแกรมอื่นๆ ระบบรองรับการเขียนโปรแกรมเชื่อมต่อ เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการพัฒนาโปรแกรมเบื้องต้นได้เป็นอย่างดี
นอกจากนี้ ยังมีโปรแกรม Microsoft OneNote โปรแกรมสำหรับการจดโน๊ต รองรับการใช้งานทั้งบนคอมพิวเตอร์และบนมือถือ สามารถแยกเป็นหมวดหมู่ สะดวกในการค้นหา
อีกหนึ่งโปรแกรมที่ทำให้เราสามารถสื่อสารออนไลน์ ประชุม แบบส่งข้อความ หรือเห็นหน้าได้ (Video Conference) นั่นคือ โปรแกรม Microsoft Teams ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้ทำประชุมออนไลน์ได้เป็นอย่างดี
แต่ ไม่ใช่ Microsoft เท่านั้น ที่มีโปรแกรมสำหรับงานสำนักงาน ทางค่าย Google ก็มีโปรแกรมประเภทนี้ด้วยเช่น และมีการเรียกโปรแกรมเหล่านี้ว่า "Google Docs"
โปรแกรม Google Docs ประกอบด้วย
- โปรแกรมสำหรับการพิมพ์จดหมาย มีชื่อว่า Docs
- โปรแกรมสำหรับงานด้านคำนวณ การตีตาราง มีชื่อว่า Sheets
- โปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูล มีชื่อว่า Slides
- โปรแกรมสำหรับการรับส่งอีมเล มีชื่อว่า Microsoft Gmail
นอกจากนี้ Google มีการรวมความสามารถในการสร้าง Forms เพื่อกรอกข้อมูล ทำ survey ออนไลน์ได้อีกด้วย โดยโปรแกรมนี้มีชื่อว่า "Forms" โดยใช้ชื่อเดียวกันเลย
โปรแกรมประชุมออนไลน์ ในส่วนของ Google ก็มีโปรแกรมสำหรับการประชุมออนไลน์เช่นเดียวกัน โดย Google ใช้ชื่อว่า Google Meet
โปรแกรม Google Docs จะทำงานบนออนไลน์ทั้งหมด และมีพื้นที่ให้จัดเก็บบนระบบคลาวด์ โดยใช้ชื่อว่า "Drive" เราสามารถใช้บริการได้ฟรี เพียงแค่ลงทะเบียน (Register) เข้าใช้งาน แต่ถ้าต้องการพื้นที่เพิ่มในการจัดเก็บข้อมูล ก็มีค่าบริการเล็กน้อย
สรุปส่งท้าย ในแง่ของการทำงานบนระบบคลาวด์ Google ให้บริการแบบเต็มรูปแบบ แต่ถ้าจะเปรียบเทียบกับค่าย Microsoft ก็สามารถเปรียบเทียบได้กับ Microsoft 365 ซึ่งมีการให้บริการที่คล้ายคลึงกันมาก เรียกว่า เป็น 2 ค่ายที่ให้บริการโปรแกรมสำนักงานไม่แตกต่างกันมากเช่นกัน