ทำความรู้จักไฟล์ PDF
ไฟล์ PDF ย่อมาจาก Portable Document Format เป็นรูปแบบไฟล์ประเภทหนึ่ง ที่ถูกแปลงมาจากไฟล์ประเภทอื่นๆ เช่น Word, Excel และ PowerPoint โดยจะมีนามสกุลไฟล์เป็น PDF และจะถูกเปิดโปรแกรมด้วย Adobe Acrobat Reader
PDF มีประโยชน์อย่างไร
ไฟล์นามสกุลนี้ เป็นไฟล์ที่เป็นมาตราฐานสากล มีการใช้งานทั่วโลก มีระดับความรักษาความปลอดภัยระดับหนึ่ง หมายถึง ไฟล์ประเภทนี้ จะไม่สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ เหมือนไฟล์อื่นๆ ทั่วไป (แต่ในความเป็นจริง สามารถแก้ไขได้โดยโปรแกรมที่ใช้แก้ไขโดยเฉพาะ เท่านั้น) และสามารถใส่รหัสผ่านได้ด้วย
ไฟล์เอกสาร PDF นิยมส่งแนบไฟล์ทางอีเมล เพราะไฟล์มีขนาดเล็ก สามารถเปิดดูได้สะดวก และเวลาพิมพ์ก็สามารถพิมพ์ออกได้อย่างสวยงาม เหมือนไฟล์ต้นฉบับที่ทำจากโปรแกรมต่างๆ สามารถส่งเข้าโรงพิมพ์ได้อีกด้วย
โปรแกรม Adobe Acrobat Reader ทำอะไรได้
- สามารถเปิดไฟล์ PDF
- สั่งพิมพ์ไฟล์ PDF
- ใส่ข้อความแสดงความคิดเเห็น (Comment)
- เติมข้อความ (Add Text)
- ตีเส้นข้อความ (Underline)
- ขีดฆ่าข้อความ (Strikethrough)
- ป้ายสีลงบนข้อความ (Highlight) เพื่อเน้นข้อความได้
แต่ที่โปรแกรม Adobe Acrbat Reader เวอร์ชั่นฟรี ไม่สามารถทำได้คือ ไม่สามารถแก้ไขข้อความได้โดยตรง ดังนั้น ถ้าเราต้องการ เราจำเป็นจะต้องซื้อเวอร์ชั่นเต็ม Adobe Acrobat Pro และมีค่าใช้จ่าย ปัจจุบัน สามารถเลือกซื้อจ่ายเป็นรายเดืนอ รายปีได้ สะดวก ตัดเงินผ่านออนไลน์
- ฟรี ดาวน์โหลด Adobe Acrobat Reader
ความลับ (ไม่ลับ) ในการใช้งาน PDF
- PDF สามารถเปิดได้ด้วยโปรแกรม Web Browser
- PDF สามารถเปิดและแก้ไขได้โดยตรงผ่านโปรแกรม Microsoft Word แต่เท่าที่ทดสอบ สามารถแก้ไขได้ในระดับหนึ่ง ถ้าไฟล์ PDF นั้น ไม่มีข้อมูลที่ซับซ้อนมากนัก
- PDF ฟรีโปรแกรมที่โฆษณาในอินเตอร์เน็ต ส่วนใหญ่ จะอนุญาติให้แก้ไขข้อความได้ แต่จะมีลายน้ำแสดงในเอกสารทับข้อมูลของเรา แต่ถ้าต้องการเอาออก จะต้องซื้อเวอร์ชั่นเสียเงิน
วิธีสร้างไฟล์ PDF
นอกเหนือจากการสร้างไฟล์ด้วยโปรแกรม Adobe Acrobat แล้ว ปัจจุบัน เราสามารถสร้างไฟล์ PDF ได้ง่ายๆ จากโปรแกรมที่เราใช้งานอยู่ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้
- สร้างไฟล์ PDF จากโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office หรือโปรแกรมอื่นๆ อย่างเช่นโปรแกรมทางด้านกราฟฟิก ตัดต่อภาพ ให้สังเกตว่า มีคำสั่ง Save as และมีไฟล์ PDF ให้เลือกหรือไม่่ ถ้ามี ก็แสดงว่า สามารถแปลงไฟล์เป็น PDF ได้
- สร้างไฟล์ PDF จากการสั่งพิมพ์ โดยใช้โปรแกรม ประเภท Print to PDF
สร้างไฟล์ PDF จากโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office
- เปิดโปรแกรม เช่น Word, Excel หรือ PowerPoint
- สร้างเอกสารที่ต้องการ
- เวลาบันทึกหรือ Save ให้คลิกเลือกประเภทไฟล์เป็น PDF
- จากนั้นคลิก Save ตามปกติ
สร้างไฟล์ PDFจากการสั่งพิมพ์ โดยใช้โปรแกรม ประเภท Print to PDF
- ติดตั้งโปรแกรม ประเภท "Print to PDF"
- เปิดเอกสารที่เราสร้างขึ้น (โปรแกรมอะไรก็ได้)
- สั่งพิมพ์ แทนการสั่งบันทึกหรือ Save
- จากนั้น เลือก Printer ที่เป็นโปรแกรม "Print to PDF"