PivotTable เครื่องมือทรงพลังด้านวิเคราะห์ข้อมูล
โดยปกติ ถ้าเราต้องการนำผลลัพธ์ที่ได้อย่างเช่น ยอดขายประจำเดือน มาทำรายงานในรูปแบบกราฟ สัก 3-4 รูปแบบ เราก็อาจจำเป็นจะต้องสร้างกราฟถึง 3-4 กราฟ ซึ่งทำให้เสียเวลาในการจัดการสร้างกราฟแต่ละอันพอสมควร และโดยเฉพาะกับคนที่ใช้งานไม่คล่อง ยิ่งใช้เวลานานกว่าปกติ
ลองคิดดูเล่นๆ ว่า จะดีไหม ถ้าเราสามารถสร้างรายงานหลากหลายประเภทได้ภายใน Sheet เดียวกัน และใช้เวลาสั้นๆ ในการสร้าง สำหรับคำตอบนี้ ตัวช่วยสำคัญก็คือ คำสั่ง PivotTable ในโปรแกรม Excel นั่นเอง
รายละเอียดวิธีการสร้าง PivotTable แนะนำให้กลับไปอ่านบทความที่ผ่านมานะครับ
สำหรับบทความนี้ จะมาแนะนำคำสั่งที่น่าสนใจทั้งหมดของ Pivot Table แต่ขอบอกก่อนอย่างหนึ่งว่า การสร้างรายงานด้วย Pivot Table สามารถสร้างเองทั้งหมด หรือจะเลือกจากตัวอย่างรายงานได้ด้วย หรือที่เรียกว่า “Recommended PivotTables”
คำสั่ง PivotTable
Recommended PivotTables คำสั่งที่ใช้สำหรับการสร้าง PivotTable แต่จะมีตัวเลือกในการสร้างให้อัตโนมัติหลายๆ รูปแบบ ช่วยลดขั้นตอนในการสร้างรายงานได้เป็นอย่างมาก โดยจะมีตัวอย่างแสดงให้เห็นเด่นชัด สะดวกในการตัดสินใจ
- Filter ใช้สำหรับการกรองข้อมูล แบ่งออกเป็น 2 ประเภท
- Slicer ใช้สำหรับกรองข้อมูลเป็นกลุ่ม หรือประเภท
- Timeline ใช้สำหรับกรองข้อมูลที่เป็นวันที่โดยเฉพาะ
- PivotChart ใช้สำหรับการสร้างกราฟ
- Grand Total ใช้สำหรับการรวมผลลัพธ์ข้อมูลทั้งในแนว Column และ Row สามารถเรียกใช้ได้โดยการ
- คลิกขวาที่ PivotTable
- จากนั้นคลิก PivotTable Option
- คลิกเลือกแท็ป “Totals & Filters”
- เลือก Show grand totals for rows หรือ columns
- Show Value as คำสั่งสำหรับการปรับให้อยู่ในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์ สามารถทำได้โดยการคลิกเลือกคอลัมภ์ที่ต้องการ คลิกขวาเลือกคำสั่ง “Show Value as” จากนั้นคลิกเลือก “% of Grand Total”
- Value Field Settings คำสั่งในการแสดงผลหรือ Value ของตัวเลขที่แตกต่างกัน เช่น บางข้อมูล ต้องการรวมข้อมูล (Sum) บางตัวเลขอาจต้องการ นับจำนวนของข้อมูลแทน (Count) หรือบางตัวเลขต้องการหาค่าเฉลี่ยน (Average) เป็นต้น สำหรับวิธีการเรียกใช้คำสั่ง ให้ทำดังนี้
- คลิกบริเวณข้อมูลที่ต้องการ
- คลิกขวาเลือก Value Field Settings
- จากนั้นเลือกคำสั่ง Summarize value field by
- เลือกสูตรในการคำนวณที่ต้องการ
“PivotTable Fields” ไม่แสดงบนหน้าจอ เกิดจากอะไร
ขณะที่เรากำลังสร้างรายงานด้วย Pivot Table ปรากฏว่า หน้าต่างของ “PivotTable Fields” หายไป นั่นแสดงว่า คุณไม่ได้มีการคลิกเลือกรายงานของ PivotTable ให้ทำการคลิกหนึ่งครั้ง หน้าต่าง “PivotTable Fields” ก็จะแสดงกลับมาให้เห็น
กรณีมีการอัพเดทข้อมูล (Raw data) และถ้าต้องการให้ PivotTable อัพเดทหรือคำนวณใหม่ ให้กดปุ่ม Alt+F5 แต่ถ้าคนที่ใช้ Notebook อาจจำเป็นจะต้องกดปุ่ม Alt+FN+F5 แทน