ทิปสำหรับผู้ใช้งาน Excel
โปรแกรม Microsoft Excel หรือเราเรียกสั้นๆ ว่า Excel เป็นโปรแกรมที่ทำงานในรูปแบบตาราง สามารถใส่ข้อมูลแต่ละช่อง ที่เรียกว่า เซล (Cell) และนำค่าแต่ละเซลมาบวก ลบ คูณ และหารได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถสร้างชาร์ท (Chart) เพื่อแสดงผลของข้อมูลให้อ่านได้ง่ายๆ
มีข้อมูลจำนวนมาก ทำอย่างไรดี
สำหรับ Excel แล้ว เราสามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นสรุปยอดขาย แยกตามพนักงานาขาย หรือแยกตามกลุ่มลูกค้า เขตการขายเป็นต้น โดยการใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลที่ให้มากับโปรแกรมที่มีชื่อว่า PivotTable เครื่องมือที่ใช้งานง่าย และจะทำให้คุณสนุกกับการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยตัวเอง
การใช้งานไม่ยุ่งยาก เพียงทำตาม 3 ขั้นตอน 1. เริ่มต้นด้วยการบันทึกข้อมูล 2. เลือกคำสั่ง PivotTable จากนั้น 3. เลือกรูปแบบของข้อมูล และรายงานตามที่เราต้องการเท่านั้น เพียงเท่านี้ เราก็จะได้รายการการวิเคราะห์แบบมืออาชีพ
PivotTable คืออะไร
เครื่องมือหรือคำสั่ง ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก มาสรุปในรูปแบบของประเภท กลุ่ม ตามที่ต้องการ นอกจากนี้ ยังสามารถรองรับการแสดงผลในรูปแบบของชาร์ท (Chart) เพื่อให้ดูง่ายขึ้น
ก่อนเริ่มการใช้งาน Excel ในส่วนของ PivotTable อยากให้เพื่อนๆ ได้ทำความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องของฐานข้อมูลสักนิด เพื่อที่จะทำให้สามารถเรียนรู้การใช้งาน PivotTable ได้มากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องของฐานข้อมูลหรือ Database
ลักษณะของข้อมูล (Database) ประกอบด้วย
- Table หมายถึง ข้อมูลทั้งหมดของเรื่องนั้นๆ เช่น ข้อมูลพนักงานทั้งหมด จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล หรือ Table หนึ่งๆ เป็นต้น
- Records หมายถึง ข้อมูลของคนๆ หนึ่งหรือสิ่งของอย่างหนึ่ง ตัวอย่างเช่น Record ของคนๆ หนึ่ง จะประกอบด้วย
- ชื่อ / นามสกุล
- สัญชาติ
- วันเดือนปีเกิด
- ที่อยู่
- เบอร์โทร
- Fields หมายถึง ข้อมูลส่วนย่อย แต่มีการแยกย่อยเป็นประเภทต่างๆ เช่น
- Character -ข้อความ
- Number – ตัวเลข (สามารถคำนวณได้)
- Percentage – ข้อมูลตัวเลขที่เก็บในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์
- Date – วันที่
เริ่มต้นใช้งาน PivotTable
- เปิดเอกสารหรือ sheet ที่มีข้อมูล
- คลิกคลุมข้อมูลทั้งหมด
- คลิกเมนู Insert และเลือกคำสั่ง PivotTable
- จะพบหน้าต่างใหม่ Create PivotTable (จะแสดงว่าเราต้องการสร้างจากข้อมูลไหนบ้าง)
- ที่คำสั่ง Choose where you want the PivotTable report to be placed
- เลือก New Worksheet ถ้าต้องการให้สร้าง Sheet ใหม่ (แนะนำให้เลือกข้อนี้)
- เลือก Existing Worksheet ถ้าต้องการให้แสดงผลลัพธ์ใน Sheet ที่ต้องการ
- คลิก OK ได้เลย เพราะเราได้ทำการเลือกข้อมูลไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนต้น
- ดูผลลัพธ์ที่ได้ พบว่า ข้อมูลมีการสรุปยอดขายเป็นรายบุคคล
- ทดสอบเพิ่มเติม บริเวณคอลัมภ์ขวามือ ให้คลิกเลือกทุก Fields และลองดูผลลัพธ์ทางซ้ายมือที่ได้อีกครั้ง ให้สังเกตถึงความแตกต่าง
- สิ่งสำคัญอีกอย่างคือ ให้ลองย้าย Field ไปยังหัวข้อต่างๆ ดังนี้ และสังเกตผลลัพธ์
- Filters
- Columns
- Rows
- Values
- ผลลัพธ์ที่ได้ สามารถ copy ไว้วางบน Sheet ไหนๆ ก็ได้ตามต้องการ
ทิปการใช้งาน PivotTable
- เราสามารถลาก fields ด้านบน ลงมาที่ “Report Filter” จากนั้น สังเกตดูผลลัพธ์ที่ได้
- ลาก fields ด้านบน ลงมาที่ “Row Labels” จะได้ข้อมูลที่แสดงในแนวนอน
- ลาก fields ด้านบน ลงมาที่ “Column Labels” จะได้ข้อมูล แสดงในแนวตั้ง
- ถ้าต้องการให้ข้อมูลมีการคำนวณ ให้เลือก field ด้านบน (ที่เป็นตัวเลข) มายัง “Values” ปกติค่าเริ่มต้นจะเป็นการ Sum หรือ บวก
- กรณีมีการอัพเดทข้อมูล (Raw data) และถ้าต้องการให้ PivotTable อัพเดทหรือคำนวณใหม่ ให้กดปุ่ม Alt+F5 แต่ถ้าคนที่ใช้ Notebook อาจจำเป็นจะต้องกดปุ่ม Alt+FN+F5 แทน
ผลลัพธ์ที่ได้ ทำให้เราสามารถสร้างรายงานได้อย่างหลากหลาย แทบไม่ต้องปรับเปลี่ยนข้อมูลแต่อยา่งใด หวังว่าคำแนะนำเบื้องต้นของเครื่องมือ PivotTable นี้จะช่วยให้เพื่อนๆ ได้ใช้งาน Microsoft Excel อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยลดงานของเพื่อนๆ ได้บ้างน่ะครับ
ถ้าชอบก็อย่าลืม กด Like และ Share ต่อๆ กันไปน่ะครับ