บริหารจัดการอีเมลบน Microsoft Outlook

วันหนึ่ง คุณได้รับอีเมลมากน้อยแค่ไหน

ปัจจุบันการสื่อสารผ่านอีเมล เป็นเรื่องที่คนทำงานให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ ถึงแม้ว่า จะมีเครื่องมือสื่อสารผ่าน socical media อื่นๆ อีกมากมายก็ตาม แต่ก็ไม่ตอบโจทย์เท่ากับ อีเมล

วิธีบริหารจัดการอีเมล สามารถทำได้หลายวิธีเช่น การสร้างโฟลเดอร์ แยกประเภทของผู้ส่ง ให้เป็นหมวดหมู่  แค่คลิกและลากไปเก็บโฟลเดอร์ที่ต้องการ เช่น สร้างโฟลเดอร์ชื่อ "Customer" จากนั้น ถ้ามีเมลของลูกค้าเข้ามา ก็ลากไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้้ เวลาจะหา ก็ทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้้น

แต่วิธีนี้ อาจไม่เหมาะกับหลายๆ คนที่ได้รับอีเมลจำนวนมากๆ ในแต่ละวัน เพราะจะทำให้เสียเวลามาก แต่จะดีไหม ถ้าเราสามารถสั่งให้โปรแกรม Microsoft Outlook ย้ายเมลให้เราอัตโนมัติแทน  ซึ่งเราสามารถทำได้ด้วยคำสั่ง "Rules"

วิธีการสร้าง Rules บน Microsoft Outlook

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
2. คลิกเลือกกล่อง Inbox
3. คลิกขวาที่ Inbox เลือก New Folder (ให้สร้างโฟลเดอร์) 
4. พิมพ์ชื่อ  "Customer"
5. จากนั้นจะพบโฟลเดอร์ Customer อยู่ด้านล่างกล่อง Inbox
6. ถัดมา ให้คลิกเลือกเมนู File
7. เลือกหัวข้อ Manage "Rules & Alerts" จะเปิดหน้าต่างแสดงรายละเอียด
8. คลืกเลือก "New Rules"
9. คลิกเลือก Step1 "Move message from someone to a folder"
10. คลิกเลือก Step 2 และทำดังนี้
• คลิก "People or public group" และเลือกอีเมล หรือพิมพ์ชื่อเมลของลูกค้า
• คลิก "specified" และเลือกโฟลเดอร์ "Customer"
11. จากนั้นคลิก Next หรือปุ่ม Finish ได้เช่นกัน

เพียงเท่านี้ เวลามีอีเมลเข้ามา  และมีชื่ออีเมลตรงกับค่าที่เราตั้งไว้ อีเมลที่เข้ามานั้น ก็จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เราสร้างขึ้น นั่นคือ Customer อัตโนมัติแทนที่จะอยู่ในโฟลเดอร์ Inbox 

ทิปเพิ่มเติม เราสามารถเลือกอีเมลได้มากกว่าหนึ่งอีเมลใน "Rules" เดียวกัน หรือจะเลือกกรองอีเมลจาก ข้อความบางส่วน ใน "หัวเรื่อง" หรือ "Subject" ได้อีกด้วย นอกจากนี้ เรายังสามารถสร้าง Rules ได้มากตามที่เราต้องการได้