รู้ลึกรู้จริงเรื่อง Microsoft Word
การใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ สิ่งสำคัญคือ เราจำเป็นจะต้องศึกษาวิธีการใช้งาน คำสั่งต่างที่จะช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ยิ่งรู้คำสั่งมากเท่าไหร่ จะช่วยให้ทำงานได้เร็วมากขึ้นเช่นกัน แต่จะมีคำสั่งอะไรบ้างที่น่าสนใจ เรามาเรียนรู้กันเลย
5 คำสั่ง Microsoft Word น่ารู้
- ค้นหาและเปลี่ยน (Find and Replace)
- ปรับเปลี่ยนตัวอักษร (Change case)
- หัวและส่วนท้ายกระดาษ (Header / Footer)
- บันทึกไฟล์เป็น PDF (Save as PDF)
- ใส่ลายน้ำในเอกสาร (Watermark)
1. ค้นหาและเปลี่ยน (Find and Replace)
คำสั่งนี้มีประโยชน์มาก เพราะสามารถให้โปรแกรมค้นหาคำที่ต้องการ และเปลี่ยนเป็นอีกคำที่ต้องการได้เชนกัน ตัวอย่างเช่น ต้องการเปลียนคำว่า "System" มาเป็นคำว่า "Systems" เป็นต้น
คำสั่ง Find and Replace จะอยู่ในหัวข้อ Editing เราสามารถเรียกได้ด้วยการกดปุ่ม Ctrl + F จากนั้นพิมพ์คำที่ต้องการค้นหา คลิก Replace ถ้าต้องการเปลียนเป็นคำใหม่ สามารถให้โปรแกรมเปลี่ยนทุกๆ คำในคราวเดียวกันได้ด้วย สะดวก รวดเร็วมาก
2. ปรับเปลี่ยนตัวอักษร (Change case)
การพิมพ์ตัวอักษร โดยเฉพาะภาษาอังกฤษ สามารถพิมพ์ตัวอักษรเล็กใหญ่ได้ ไม่เหมือนภาษาไทย ที่มีแค่แบบเดียว ดังนั้น อาจจะมีความจำเป็นจะต้องเปลี่ยนตัวอักษร ให้เหมาะสม หลังจากพิมพ์ไปแล้ว โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใหม่
คำสั่ง Change case สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแค่คลุมข้อความที่เราต้องการเปลี่ยน จากนั้น ให้คลิกเลือกคำสั่ง "Font" เลือก "Uppercase" หรือ "All caps" ตัวอักษรที่แสดงเป็นตัวเล็ก ก็จะเปลี่ยนเป็นตัวใหญ่ทั้งหมด
3. หัวและส่วนท้ายกระดาษ (Header / Footer)
เอกสาร หรือจดหมายที่มีหลายๆ หน้า เราควรจะใส่หมายเลขหน้าในแต่ละแผ่น โดยแต่ละแผ่นจะมีหมายหลยหน้าต่างกัน ซึ่งถือว่า เป็นเรื่องปกติ สำหรับโปรแกรม Microsoft Word สามารถใส่หน้าและให้รันหมายเลขหน้าได้ เพียงแค่ใช่คำสั่งที่อยู่ใน Header / Footer
วิธีตั้งค่า หมายเลขหน้า (Page Number) ให้คลิกดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของกระดาษ จากนั้น คลิกไอคอน Footer คลิกเลือกรูปแบบการแสดงหมายเลขหน้าตามต้องการ และถ้าต้องการออกจากการตั้งค่าา ให้ดับเบิลคลิกที่หน้ากระดาษว่างๆ ก็จะกลับมาหน้าที่สามารถใส่เนื้อหาของเอกสารได้
4. บันทึกไฟล์เป็น PDF (Save as PDF)
ไฟล์ PDF เป็นไฟล์ที่เหมาะสำหรับการส่งไฟล์ไปให้ผู้อื่น เนื่องจากไฟล์ที่ได้จะมีคุณภาพและรายละเอียดสูง สามารถนำส่งโรงพิมพ์ได้ด้วย เราสามารถเปลี่ยนไฟล์เอกสาร เป็น PDF ได้ง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน
วิธีแปลงไฟล์จาก Word document เป็นไฟล์ PDF สามารถทำได้ด้วยวิธีการ Save และคลิกเลือก Save as จากนั้น ก็เลือกไฟล์ประเภท PDF และตั้งชือไฟล์ปกติ เป็นอันเสร็จ
5. ใส่ลายน้ำในเอกสาร (Watermark)
การใส่ลายน้ำในเอกสาร ถือเป็นการปกป้องเอกสารของเรา ทำให้ไม่ถูกละเมิดลิขสิทธิ์จากผู้ไม่ประสงค์ดี คนส่วนใหญ่มักใช้กับเอกสารสำคัญๆ เราสามารถใส่ลายน้ำได้โดยตรงผ่านโปรแกรม Microsoft Word
วิธีใส่ลายน้ำของเอกสารบน Microsoft Word เพียงแค่เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการ จากนั้น คลิกปุ่ม Design จากนั้นคลิก Watermark ภายใต้หัวข้อ Page Background จากนั้นก็คลิกเลือกรูปแบบได้เลย แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนข้อความเป็นของเราเอง ก็สามารถทำได้เช่น่กัน