เจาะลึกการใช้คำสั่ง Email Signature

ส่งอีเมลควรรู้ว่า ใครเป็นผู้ส่ง

จากประสบการณ์ทำงาน พบว่า การสื่อสารผ่านอีเมล เป็นเรื่องที่สำคัญมากถึงมากที่สุด เพราะสามารถใช้ในการสื่อสาร ประชาสัมพันธ์ หรือใช้ในการยืนยันข้อมูลในการติดต่อได้เป็นอย่างดี ถือว่าเป็นหลักฐานชนิดหนึ่ง

การส่งอีเมล ผู้รับและผู้ส่งมักจะมีการใส่รายละเอียดข้อมูลการติดต่อของตนเอง (ตำแหน่ง ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล และเว็บไซต์) ในส่วนท้ายของอีเมล บางองค์กร ก็มีการใส่รูปภาพแนบ เพื่อประชาสัมพันธ์หรือโปรโมทสินค้าและบริการของคนเอง สิ่งต่างๆ เหล่านี้ เราเรียกว่า "Email Signature"

การสามารถสร้าง Email Signature เพียงครั้งเดียว และใช้งานได้ตลอด เพียงแค่เราไปกำหนดรายละเอียดของ Email Signature สำหรับบทความนี้ จะมาแนะนำการใช้งานบน Microsoft Outlook 

วิธีสร้าง Email Signature

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
2. คลิกเมนู File
3. เลือก Options
4. ที่หน้า Outlook Options คลิกเลือกเมนู Mail
5. เลือกหัวข้อย่อย Signature
6. จะพบหน้าต่าง "Signature & Stationary"
7. คลิกปุ่ม "New" เพื่อสร้าง
8. ตั้งชื่อ Signagure เช่น ชื่อตัวเอง เป็นตน
9. ที่หน้าต่าง Edit Signature ให้ใส่รายละเอียดที่ต้องการแสดงบนอีเมล เช่น ชื่อเต็ม เบอร์โทร อีเมล เป็นต้น
10. คลิกปุ่ม OK ด้านล่าง เพื่อบันทึกหรือ Save

เราสามารถสร้าง Email Signature ได้หลายอัน ทั้งนี้ ขึ้นกับบุคคลที่เราติดต่อด้วย เช่น ลูกค้า ก็ใช้แบบหนึ่งส่วนถ้าเป็นเพื่อน ก็ใช้อีกแบบหนึ่ง เป็นต้น  ตัวอย่าง Email Signature ที่แนะนำเช่น

• แบบที่ 1 รายละเอียดติดตั้งสำหรับองค์กร หรือบริษัทที่เราติดต่อ
• แบบที่ 2 ข้อมูลส่วนตัว (รับส่งเมลกับเพื่อนหรือญาติ

วิธีบริหารจัดการ Email Signature หลายแบบ

กรณีเรามี Email Signature หลายแบบ เราสามารถกำหนดแบบที่ต้องการ ให้แสดงทุกครั้งที่เขียน Email ใหม่หรือตอบกลับอีเมล โดยเข้าไปคลิกเลือกที่หัวข้อด้านล่าง  "Choose default signature" และเลือกแบบที่เราต้องการ

คุณทราบหรือไม่ว่า ระหว่างการตอบเมล (Reply) หรือเขียนเมลใหม่ (New Email) เราสามารถเปลี่ยน Email Signature ได้ด้วย เพียงแค่คลิกเมนู Insert เลือกคำสั่ง Signature และเลือก Signature ที่เราต้องการ