ฟรีอีเมลกลางสำหรับใช้งานร่วมกัน
สิ่งที่ต้องทำหลังจากสร้าง Shared Mailbox คือ เราจำเป็นจะต้องเพิ่มอีเมล ของบุคคลที่จะดูแล mailbox นี้ โดยจะเพิ่มเป็นส่วนหนึ่งของ "Member" และสามารถเพิ่ม Member ได้หลายคน หลังจากเพิ่มอีเมลของผู้ดูแล Shared Mailbox นี้แล้ว ให้รอสักพัก จะมีโฟลเดอร์ของอีเมลนี้ แสดงขึ้นมาบน Microsoft Outlook แบบอัตโนมัติ
ไม่ว่าองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ คงมีการใช้อีเมลเป็นเครื่องมือหลักในการสื่อสารกับคนในองค์กรและภายนอกองค์กร โดยเฉพาะลูกค้า บางครั้งเราอาจต้องการอีเมลกลาง เพื่อให้หลายๆ คนดูแลร่วมกัน อยางเช่นอีเมลที่มีชื่อเป็นกลางๆ ไม่เป็นชื่อบุคคล ได้แก่ info@your.com, support@your.com เป็นต้น
Shared Mailbox คืออะไร
บน Microsoft 365 เราสามารถสร้างอีเมลกลางขึ้นมาภายใต้หัวข้อ Shared Mailbox ซึ่งมีข้อดีหลายๆ อย่าง ดังนั้น คนที่ใช้ Microsoft 365 ควรทำความรู้จัก และนำไปประยุกต์ใช้งาน เพราะสามารถช่วยประหยัดเงินให้กับองค์กรได้ไม่น้อยเลยทีเดียว
ความพิเศษของ Shared Mailbox
- ชื่ออีเมลที่สร้าง จะเหมือนกับอีเมลทั่วไป
- เป็นอีเมลที่ไม่มีค่าใช้จ่าย สามารถสร้างได้ไม่จำกัด
- ไม่มีรหัสผ่านในการเข้าถึงเมล
- รองรับการใช้งานได้หลายบุคคล แค่บุคคลเหล่านั้น ต้องมีอีเมลภายในองค์กรเดียวกัน
- รองรับการใช้งานรับและส่งอีเมลแบบปกติทั่วไป
สิ่งที่ต้องทำหลังจากสร้าง Shared Mailbox คือ เราจำเป็นจะต้องเพิ่มอีเมล ของบุคคลที่จะดูแล mailbox นี้ โดยจะเพิ่มเป็นส่วนหนึ่งของ "Member" และสามารถเพิ่ม Member ได้หลายคน หลังจากเพิ่มอีเมลของผู้ดูแล Shared Mailbox นี้แล้ว ให้รอสักพัก จะมีโฟลเดอร์ของอีเมลนี้ แสดงขึ้นมาบน Microsoft Outlook แบบอัตโนมัติ
วิธีสร้าง Shared Mailbox
โดยปกติ จะถูกสร้างโดย user ระดับ Admin ของ Microsoft 365 ดังนั้น แนะนำให้ติดต่อเจ้าหน้าที่แผนกไอที และการสร้างจะอยู่ในหัวข้อเมนู "Admin" หัวข้อย่อย Shared Mailbox
และสำหรับขั้นตอนการสร้าง จะแตกต่างกับการสร้างอีเมลปกติ เพียงเล็กน้อย และที่สำคัญคือ ไม่ต้องมีการเลือก License เพราะ Shared Mailbox เป็นอีเมลที่ทาง Microsoft ให้ใช้งานฟรี
ดังนั้น สำหรับองค์กรที่มีการใช้งาน Microsoft 365 คงจะได้เห็นถึงประโยชน์ของ Shared Mailbox แล้วนะครับ ใครยังไม่ได้ใช้ ก็รีบเข้าไปติดตั้งอยู่ อย่างน้อย ก็ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายขององค์กรได้ในระดับหนึ่ง