Back Office System ของโรงแรม

ระบบบัญชี ระบบหลังบ้าน 

การบริหารจัดการของโรงแรม ไม่ว่าขนาดเล็ก กลางหรือขนาดใหญ่ จำเป็นอย่างยิ่งจะต้องมีระบบคอมพิวเตอร์ไว้บริหารจัดการ ระบบหน้าบ้าน หรือ Front Office เป้นระบบพื้นฐานที่ต้องมี แต่สำหรับระบบหลังบ้าน (Back Office System) ก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน

Back Office Sysmte คืออะไร

ถ้าแปลเป็นไทย น่าจะเรียกว่า "ระบบหลังบ้าน" ก็น่าจะพอเข้าใจได้ไม่ยาก โดยจะหมายถึงระบบการเงินและบัญชีนั่นเอง โดยทั่วไป จะประกอบด้วย

Back Office System (ระบบหลังบ้าน) ประกอบด้วย

• General Ledger (GL) - บัญชีแยกประเภททั่วไป
  โปรแกรมสำหรับการบันทึกและการจัดเก็บข้อมูลทางการเงินขององค์กรโดยรวบรวมข้อมูลทางการเงินจากทุกฝ่ายและแผนกต่าง ๆ ในองค์กรเข้าไว้ที่จุดเดียวกัน ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของสถานะการเงินขององค์กรได้อย่างชัดเจน
  
  
• Account Payable (AP) - เจ้าหนี้การค้า
  เป็นระบบที่ใช้ในการบันทึกและจัดการกับการชำระเงินต่าง ๆ ให้แก่เจ้าหนี้ขององค์กร ซึ่งหน้าที่หลักของระบบบัญชี AP คือดำเนินการจัดการและตรวจสอบใบส่งของ (invoices) และการชำระเงิน (payments) ต่าง ๆ ขององค์กรตามเงื่อนไขการชำระเงินที่กำหนดไว้
  
  
• Account Receivable (AR) - ลูกหนี้
  เป็นระบบที่ใช้ในการบันทึกและจัดการกับเงินที่ลูกค้าต้องจ่ายให้กับองค์กร ซึ่งหน้าที่หลักของระบบบัญชี AR คือดำเนินการจัดการและตรวจสอบใบวางบิล (invoices) และการรับชำระเงิน (payments)
  
  
• Fixed Assets (สินทรัพย์ถาวร)
  ระบบบัญชีที่ใช้ในการบันทึกและจัดการกับสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์ที่มีอยู่ในองค์กรตลอดระยะเวลาที่ยาวนาน โดยสินทรัพย์ถาวรเช่นดินและอาคาร อุปกรณ์ที่ใช้งานนานนับปี เครื่องมือ เครื่องจักร หรือทรัพย์สินที่ใช้ในการผลิต
  
  
• Inventory / Purchasing (สินค้าคงคลัง/จัดซื้อ)
  เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและควบคุมการเคลื่อนไหวของสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้าขององค์กร รวมถึงกระบวนการการจัดซื้อวัสดุและสินค้าที่ต้องการในการผลิตหรือการขายขององค์กรด้วย 

ดังนั้น ถ้าโรงแรมไหน ถ้าต้องการระบบบัญชีที่สมบูรณ์แบบ จำเป็นจะต้องมีการสั่งซื้อระบบัญชีตามรายละเอียดข้างต้น แต่อยากให้ทราบข้อมูลบางอย่างก่อนสั่งซื้อในแต่ละระบบ ทั้งนี้ จะได้สั่งซื้อได้อย่างถูกต้อง

ทิปเลือกซื้อระบบบัญชี

• ระบบบัญชี GL / AP
  เป็นระบบที่มักจะมาพร้อมกัน ดังนั้น เวลาเลือกซื้อ ซื้อครั้งเดียว ได้สองระบบ
• ระบบบัญชี AR
  บัญชีลูกหนี้ หรือเรียกสั้นๆ ว่า  AR เป็นระบบที่ควรตรวจสอบให้ดี เพราะระบบโรงแรม PMS บางโปรแกรม อาจมีระบบ AR พ่วงมาให้ด้วยเลย ไม่จำเป็นต้องซื้อแยก 
• ระบบบัญชี Inventory / Purchasing 
  ปกติจะเรียกว่า ระบบ Inventory และมีระบบ Purchasing มาพร้อมกันหรือพ่วงกันมา ดังนั้น สามารถเลือกซื้อครั้งเดียว ก็จะได้พร้อมกันสองระบบเลย

จากข้อมูลเบื้องต้น จะพบว่า แค่ทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบบัญชีดังกล่าว จะทำให้สามารถเลือกซื้อโปรแกรมได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม ไม่ถูกผู้ขายหลอกซื้อหรือซื้อผิดพลาด ทำให้สูญเสียเงินโดยไม่จำเป็น