Microsoft Outlook มีดีมากกว่าส่งอีเมล

ทำความรู้จัก Microsoft Outlook

ถ้าพูดถึงโปรแกรมรับส่งเมล Microsoft Outlook สามารถพูดได้เต็มปากว่า เป็นโปรแกรมยอดนิยมตัวหนึ่งของโลก สืบเนื่องจากใช้งานง่าย และมีความสามารถอื่นๆ ที่น่าใช้งานมาก นอกเหนือจากความสามารถในการรับส่งเมล

หลักการทำงานของระบบอีเมล

การทำงานของระบบอีเมลต่างๆ  จะมีขั้นตอนการทำงานที่ไม่แตกต่างกัน มีการแบ่งเป็นโฟลเดอร์ต่างๆ และใช้ชื่อไม่แตกต่างกัน โดยทั่วไป ระบบกล่องจดหมาย (Mailbox) จะประกอบด้วยรายละเอียดดังต่อไปนี้

• Inbox
  กล่องจดหมาย ที่เก็บอีเมลที่มีผู้ส่งเข้ามายังอีเมลของเรา
• Outbox
  กล่องจดเหมาย ที่เก็บอีเมลที่เขียน และคลิกส่ง รอการส่งออก
• Drafts
  กลองจดหมาย ที่เก็บอีเมลที่เขียนค้างไว้
• Send Items
  กล่องจดหมาย ที่มีการส่งออกไปแล้ว
• Deleted Items
  กล่องจดหมาย ที่เก็บอีเมลที่มีการลบทิ้ง 
• Junk Email
  กล่องจดหมาย ที่เก็บอีเมลที่เข้าข่ายสแปมเมล

สำหรับขั้นตอนการรับส่งเมล จะมีขั้นตอนดังนี้ คือ 1) เขียนจดหมาย ปกติจะบันทึกลง Drafts ก่อนเสมอ 2) คลิกส่งเมล 3) เมลจะเข้าไปเก็บที่ Outbox 4) จากนั้น ก็จะส่งผ่านไปยัง Send Items ตามลำดับ

ส่วน Junk Email จะเก็บเมลที่มีการตรวจสอบจากระบบเมลเซอร์เวอร์ และเข้าข่ายว่าจะเป็นสแปมเมล และจะถูกย้ายเข้าไปเก็บในโฟลเดอร์ Junk Email แทนที่จะเป็น Inbox

ความสามารถทั่วไปของโปรแกรมรับส่งเมล

• รองรับการรับส่งอีเมล
• สามารถกำหนดระดับความสำคัญของเมล
• สามารถตั้ง Rule เพื่อการจัดเก็บเมลเป็นหมวดหมู่
• มีระบบกรองและจัดการสแปมเมล

ความสามารถของ Microsoft Outlook

• รองรับการรับส่งอีเมลพื้นฐาน
• รองรับการเพิ่มเมลมากกว่าหนึ่งอีเมล รวมทั้ง Gmail
• มีปฏิทิน (Calendar) และระบบแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดนัดหมาย
• รองรับการส่งอีเมลเชิญ (Invitation Email) และสามารถบันทึกเข้า Calendar ได้อัตโนมัติ
• รองรับการส่งอีเมลเชิญผ่าน Microsoft Teams เพื่อนัดหมายการประชุมออนไลน์
• รองรับการยกเลิกการส่งเมล (Recall) แต่ต้องเป็นระบบเมลเดียวกัน และผู้รับยังไม่เปิดอ่าน
• รองรับการเชื่อมกับระบบอื่นๆ เช่น SmartSheet เป็นต้น

ทำงานบนระบบ Cloud แบบไร้รอยต่อ

ปัจจุบัน Microsoft Outlook ที่มีการติดตั้งโปรแกรมลงบนคอมพิวเตอร์ จะมีการเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 ทำให้ระบบมีการทำงานบน Cloud เชื่่อมต่อถึงกัน ทำให้กรณีมีปัญหาเครื่องคอมฯ อีเมลที่อยู่ภายในโปรแกรม Microsoft Outlook จะไม่ถูกลบทิ้ง สามารถกู้คืนมาได้ง่ายๆ เพียงแค่ติดตั้งโปรแกรมใหม่ และ Login ด้วย User ของ Microsoft 365