CSV File คืออะไร

 CSV File คนใช้คอมฯ ควรรู้จัก

ไฟล์ในระบบคอมพิวเตอร์ อาจเป็นได้ทั้งไฟล์เอกสาร ข้อมูล หรือเป็นไฟล์โปรแกรม มีมากมายหลากหลายชนิด โดยมีการแยกแยะให้คอมพิวเตอร์รู้จัก ที่เราเรียกว่า "นามสกุลไฟล์" โดยชื่อนามสกุล จะต่อหลังชื่อไฟล์ และอยู่หลังจุด "."  ตัวอย่างเช่น data.txt  เป็นต้น

ไฟล์ข้อมูลหลักๆ ที่คนใช้คอมพิวเตอร์รู้จัก ได้แก่

• ไฟล์นามสกุล Doc/Docx ไฟล์เอกสาร Word
• ไฟล์ Xls/Xlsx ไฟล์นามสกุลของ Excel 
• ไฟล์ Ppt/Pptx เป็นไฟล์ที่เปิดด้วยโปรแกรม PowerPoint 

อย่างไรก็ตามไฟล์นามสกุล CSV ก็เป็นอีกหนึ่งไฟล์เอกสารที่เราควรทำความรู้จักเช่นกัน เหตุเป็นเพราะมีการใช้งานกันอย่างกว้างขวางโดยเฉพาะในงานบัญชี งานด้านคำนวณ งานสถิติ ดังนั้น จึงเป็นไฟล์ที่มีความสำคัญมาก และไฟล์ชนิดนี้ ก็เป็นไฟล์มาตราฐานที่ใช้กับทั่วโลก

CSV ไฟล์ อาจเป็นอีกหนึ่งเอกสาร ที่หลายๆ คนอาจคุ้นเคย หรือบางคนอาจเคยได้เห็น แต่ไม่ทราบว่า คือไฟล์อะไร และใช้โปรแกรมอะไรเปิด บทความนี้ จะมาแนะนำให้เพื่อนๆ ได้รู้จักกัน พร้อมแนะนำเทคนิคในการสร้างและเปิดใช้งาน

ทำความรู้จัก CSV File

CSV ย่อมาจาก "Comma Separated Value" เป็นไฟล์ข้อความ (Text) ประเภทหนึ่งที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง ใช้เครื่องหมายจุลภาค หรือคอมม่า (,) ในการแบ่งแต่ละคอลัมภ์ อาจแบ่งโดยใช้ช่องว่างก็ได้เช่นกัน โดยปกติเราสามารถบันทึกไฟล์จาก Microsoft Excel ออกมาเป็น CSV ไฟล์ได้โดยตรง หรือ อาจได้ไฟล์ CSV จากการ export ไฟล์จากระบบฐานข้อมูลอื่นๆ ได้เช่นกัน

คุณสมบัติที่น่าสนใจอย่างหนึ่งของไฟล์ประเภทนี้ คือ เป็นไฟล์ที่มีขนาดเล็ก

CSV File ใช้โปรแกรมอะไรในการเปิด

โดยปกติ สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป มักจะใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการเปิด เพื่อให้แสดงผลในรูปแบบตาราง และทำให้ดูและอ่านออกได้ง่าย และสะดวกมากขึ้น แต่เรายังสามารถใช้โปรแกรมอื่นๆ เปิดไฟล์ CSV ได้อีกด้วย เช่นโปรแกรม Notepad เป็นต้น

กรณีที่เราได้รับไฟล์ CSV file มาและต้องการให้แยกข้อมูลเป็นเซลๆ ในตารางของ Excel ไม่รวมเป็นเซลเดียวกันอย่างที่เห็นในโปรแกรม Notepad แนะนำให้ใช้เทคนิคในการ import แทนการเปิดไฟล์โดยตรง โดยให้ทำตามขั้นตอนดังนี้ 

1. เปิดโปรแกรม Excel ก่อน 
2. จากนั้น ให้คลิกเลือกเมนู Data 
3. เลือก Get Data 
4. เลือก From File เลือก From Text/CSV

วิธีการสร้างไฟล์ CSV จาก Microsoft Excel

ให้ทดสอบโดยบันทึกข้อมูลลงในตาราง Excel และหลังจากบันทึกเสร็จแล้ว ให้เลือกบันทึกไฟล์หรือ Save as แต่ก่อนกด Save ให้เลือกเปลี่ยนไฟล์จาก Xls / Xlsx มาเป็นบันทึกไฟล์เป็น CSV แทน แนะนำว่าให้เลือก CSV (MS-DOS) จะดีที่สุด

Notepad ก็สามารถเปิดไฟล์ CSV ได้

นอกเหนือจากโปรแกรม Microsoft Excel ที่หลายๆ นิยมเปิดไฟล์ CSV แล้ว โปรแกรมเล็กๆ อย่าง Notepad ใน Microsoft Windows ทุกเวอร์ชั่น ก็สามารถเปิดไฟล์ CSV ได้เช่นกัน แต่อย่าง อาจอ่านยากสักนิด โดยเฉพาะไฟล์ที่มีข้อมูลจำนวนมากๆ หลายๆ คอลัมภ์และหลายๆ บรรทัด เพราะไฟล์ที่ได้จากมีลักษณะเป็นข้อความและมีเครื่องหมายคอมม่ากั้นระหว่างแถวในแนวตั้ง หรือคอลัมภ์  Column และใช้การแบ่งบรรทัดในแนวนอน แทนการแบ่งแถว หรือ Row

จุดเด่นของไฟล์ CSV File

• รองรับการใช้งานกับโปรแกรมฐานข้อมูลต่างๆ 
• รวมรับการใช้งานกับโปรแกรม Microsoft Excel
• ไฟล์มีขนาดเล็กมาก เนื่องจากเก็บในลักษณะของ Text File
• รองรับการเปิดไฟล์ด้วยโปรแกรม Text Editor รวมทั้ง Microsoft Word

สรุป ไฟล์ CSV เป็นอีกประเภทไฟล์ที่สำคัญ และคนที่ใช้คอมพิวเตอร์อย่างแผนกไอที แผนกบัญชีและการเงิน แผนกขายและการตลาด มักจะมีการใช้ CSV ไฟล์เพื่อใช้สำหรับการเชื่อมโยงข้อมูล หรือเพื่อนำไปประมวลผลข้อมูลต่อไป 

ต้องขอขอบคุณที่อ่านมาถึงตอนนี้ ถ้าเห็นว่าบทความนี้มีประโยชน์ ก็อย่าลืม แนะนำหรือส่งต่อให้เพื่อนร่วมงาน เพราะจะช่วยให้คนทำงานอย่างเรา ได้เข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ได้มากยิ่งขึ้น