เจาะลึก Microsoft 365 น่าใช้หรือไม่

Microsoft 365 คืออะไร

เครื่องมือที่ถูกพัฒนาโดย Microsoft ที่ใช้สำหรับการทำงานบนระบบคลาวด์ (Cloud) ประกอบด้วยเครื่องมือหลักคือ โปรแกรมในตระกูล Microsoft Office ได้แก่ Microsoft Word (งานเอกสาร), Excel (งานคำนวณ ตาราง), PowerPoiint (งานนำเสนอข้อมูล) และ Microsoft Outlook (รับส่งเมล)

บทความต่อไปนี้ จะเป็นการแชร์ประสบการณ์การใช้ Microsoft 365 (ก่อนหน้าใช้ชื่อว่า Office 365) ส่วนตัวใช้มานานหลายปี มีทั้งข้อดีและข้อเสีย ต่อไปนี้ ที่เป็นความคิดเห็นส่วนตัวล้วนๆ

ข้อดีของ Microsoft 365

• ทำงานบนระบบคลาวด์
• ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office
• สามารถติดตั้งโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office และทำงานร่วมกับ Microsoft 365 ได้
• มีโปรแกรมเสริม เพิ่มเติมให้ โดยไม่จำเป็นต้องเสียเงินเพิ่มเติม
• รองรับการใช้งานระบบอีเมล
• สามารถสร้าง Shared Mailbox เพื่อใช้เป็นอีเมล ที่ช่วยกันเช็คและตอบเมลได้หลายคน แถมยังไม่จำเป็นต้องเสียเงินค่า License อีกด้วย
• รองรับการเชื่อมอีเมลเป็นอีเมลชื่อขององค์กร (เว็บไซต์)
• มีพื้นที่ให้จัดเก็บข้อมูลผ่าน OneDrive ขนาดใหญ่
• รองรับการทำงานร่วมกัน พร้อมกัน "ใช้ไฟล์เดียวกัน" โดยการแชร์ไฟล์ผ่าน OneDirve/SharePoint
• มี SharePoint ให้ใช้งาน ทำให้สามารถสร้าง เว็บ Intranet ไว้ใช้ในองค์กรได้ (ตรวจสอบ Package ก่อน)
• รองรับการสื่อสารออนไลน์ Microsoft Teams
• รองรับการใช้ทำงานที่ไหนก็ได้ แค่สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์/มือถือ กับอินเตอร์เน็ต
• มีระบบป้องกัน Spam mail 
• รองรับบริการยืนยันตัวตน (2FA: Two-Factor Authentication) 
• สำหรับองค์กร มีระบบหลังบ้าน ทำให้สามารถควบคุมและจัดการอีเมลจากส่วนกลาง
• สำหรับองค์กร ไม่จำเป็นต้องติดตั้งระบบ Mail Server และลดภาระงานด้านไอที

ข้อเสียของ Microsoft 365

• มีค่าใช้จ่ายรายเดือน/รายปี แต่ไม่มากนัก
• ไม่รองรับการทำงานออฟไลน์ หรือกรณีที่ไม่มีอินเตอร์เน็ต ทุกอย่างฝากชีวิตไว้กับระบบ Cloud และอินเตอร์เน็ตที่เราใช้งาน
• มีการอัพเดทโปรแกรมตลอด ทำให้อาจสับสนได้เวลามีเวอร์ชัน่ใหม่
• ความเร็วในการใช้งานโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office ไม่เร็วเท่ากับโปรแกรมที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ แต่โดยรวมๆ ถือว่าใช้ได้ดี
• โปรแกรม Microsoft Office บางตัว อย่างเช่น Microsoft Excel อาจไม่รองรับทุกๆ Functioin เมื่อเทียบกับโปรแกรมที่ติดตั้งบนคอมฯ 

การใช้งาน Microsoft 365

1. เริ่มต้นให้เข้าเว็บไซต์ www.office.com 
2. จากนั้น Login ด้วย อีเมลและรหัสผ่านที่สร้างขึ้น

การเลือกซื้อ Microsoft 365

ควรทำการศึกษารายละเอียดของแต่ละ Package ให้ดีก่อนการตัดสินใจ แต่โดยพื้นฐานแล้ว Microsoft 365 แบ่ง Package หลักๆ ออกเป็น 2 แบบ คือ สำหรับใช้งานที่บ้าน (For Home) และ สำหรับธุรกิจ (For Business)

แต่ละ Package ก็ยังมีแยกย่อยลงไป ดังนั้น ควรพิจารณาความต้องการของตนเองให้ดีก่อน อย่างไรก็ตาม ราคาของ Package ก็มีการเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาเช่นกัน แต่ส่วนตัว เนื่องจากทำงานในองค์กร จึงเน้นไปที่ Package สำหรับธุรกิจ

ไม่ว่าจะเลือก Package ไหน สิ่งที่จะได้เป็นพื้นฐาน คือ อีเมล และพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลบน Cloud นอกจากนี้ ยังสามารถใช้โปรแกรมในตระกูล Microsoft Office ได้ด้วย

แอปที่สามารถใช้งานได้บน Microsoft 365

ขอเน้นย้ำอีกครั้ง ก่อนเลือกซื้อ แนะนำให้ดูรายละเอียดของ Package เพิ่มเติม จากเว็บไซต์ของ Microsoft โดยตรง โดยเฉพาะ Package ที่มีการเลือกซื้อ ทาง Microsoft อาจมีการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของ Apps ได้ตลอดเวลา บาง Package ที่มีราคาสูง จะสามารถดาวน์โหลดแอป Microsoft Office มาติดตั้งบนอุปกรณ์ของเราได้ด้วย และนี่คืออีกหนึ่งเหตุผล ที่บอกว่าให้เลือกดู Pacage ให้ดีๆ