เปิดไฟล์ใช้งาน Microsoft Excel ครั้งแรก
บทความนี้ สำหรับมือใหม่หัดใช้โปรแกรม Microsoft Excel โดยเฉพาะ แต่สำหรับคนใช้เป็นแล้ว ก็สามารถเข้ามาอ่านได้ครับ เพราะถ้าคุณใช้งานโปรแกรม Excel นี้ด้วยตัวเอง คุณอาจพลาดวิธีการใช้งานแบบพื้นฐาน
หลังจากเปิดเข้าโปรแกรม Microsoft Excel และคลิกเลือก "Blank Workbook" แล้ว จะพบหน้าตาโปรแกรมตามภาพประกอบประมาณนี้ โปรดทำความเข้าใจ เนื่องจากโปรแกรมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องหลายเวอร์ชั่น ดังนั้น หน้าตาของโปรแกรม อาจแตกต่างกันไปบ้าง
คุณจะพบกับหน้าต่าง ที่เราเรียกว่า "Worksheet" เราสามารถเพิ่ม Worksheet หลาย Sheet ได้ แต่ละ Sheet จะมีชื่อกำกับเช่น Sheet1, Sheet2, Sheet3 เป็นต้น ถ้าต้องการเพิ่ม Sheet ให้กดเครื่องหมายบวก "+" เราสามารถเปลื่ยนชื่อของแต่ละ Sheet ได้ ด้วยการดับเบิลคลิกที่ชื่อ และพิมพ์ชื่อใหม่ลงไปได้เลย ทั้งนี้ อยากให้เข้าใจว่า แต่ละ Sheet ก็เปรียบได้กับกระดาษ 1 หน้านั่นเอง
ภายในแต่ละ sheet จะประกอบด้วยตารางเต็มทั้งหน้า ตารางแต่ละช่อง เราเรียกว่า เซล (Cell) เช่น Cell A1, A2 หรือ A3 เป็นต้น เราสามารถพิมพ์ข้อความ ตัวอักษรหรือตัวเลข เข้าไปโดยตรงได้ทันที
วิธีการพิมพ์ข้อความลงในเซล
- ใช้เม้าส์เลื่อนไปที่เซลที่ต้องการ จากนั้นพิมพ์ข้อมูลลงไปได้ทันที หรือ
- ใช้แป้นพิมพ์ลูกศร เลื่อนขึ้นลง จากนั้นพิมพ์ข้อมูลลงไปได้ทันที ได้เช่นกัน
วิธีการแก้ไขข้อความในเซลที่ต้องการ
- ใช้เม้าส์คลิกไปที่เซล นั้นๆ พิมพ์ข้อความทับได้เลย หรือ
- กดปุ่มบนแป้นพิมพ์ F2 จากนั้นก็แก้ไขข้อความได้เช่นกัน
คุณทราบหรือไม่ว่า ระหว่างการพิมพ์ข้อความในเซล เราไม่สามารถใช้แป้นพิมพ์ ลูกศรซ้ายหรือขวาได้ เพราะจะเป็นการเลื่อนไปเซลถัดไปหรือก่อนหน้านี้แทน ถ้าจะใช้ต้องกดปุ่ม Enter ไปก่อน จากนั้นใช้เมาส์คลิกกลับไปคลิกที่เซลนั้น กดปุ่ม F2 จึงจะสามารถใช้ปุ่มลูกศรซ้ายหรือขวา เพื่อแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ผิดได้
วิธีบันทึกไฟล์หรือ Save บน Excel
- คลิกเมนู File
- เลือกคำสั่ง Save as
- พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการ
- คลิกปุ่ม Save ด้านล่าง
กรณีต้องการนำไฟล์เก่า กลับมาแก้ไขใหม่ ก็สามารถทำได้โดยการเปิดโปรแกรม Excel จากนั้นคลิกเมนู File เลือก Open และคลิกเลือกเข้าไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์เก่านั้นๆ ซึ่งก็จะเหมือนกับการใช้โปรแกรมอื่นๆ ทั่วไป