ปรับแต่งรายงานบน PivotTable
เชื่อว่า การสร้างรายงานบน Excel ด้วย PivotTable นั้น บางครั้ง ก็ดูเหมือนว่าจะไม่ค่อยสมบูรณ์ บางคนคงอยากจะได้คอลัมภ์ในการแสดงผลรายละเอียดเพิ่มเติม อย่างเช่น ตัวเลขเปอร์เซ็นต์ ของยอดขายแต่ละคน บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการปรับแต่งรายงานเพิ่มเติม
สำหรับใครที่อ่านบทความนี้ แล้วยังงงๆ เพราะไม่ทราบว่า PivotTable คืออะไร แนะนำให้กลับไปอ่านบทความที่ผ่านมาก่อนนะครับ หรือจะค้นหาข้อมูลอื่นๆ ให้พิมพ์คำค้นหา “PivotTable” ในช่อง Search บนเว็บไซต์ของเรา หรือจะเข้าไปอ่านหัวข้อ “Excel” แทนก็ได้เช่นกัน
อย่างไรก็ตาม PivotTable บน Excel อนุญาติให้มีการสร้างคอลัมภ์เพิ่มเติมได้ด้วย โดยสามารถใช้คำสั่ง “Calculated Field” เพื่อสร้างสูตรในการคำนวณ ซึ่งจะอยู่ในหัวข้อ “Fields, Items & Sets”
วิธีการเพิ่มฟิล์ดบน PivotTable
- คลิกเลือกเซลบน PivotTable ใดๆ ก็ได้
- จะพบเมนูด้านบน "PivotTable Analyze"
- จากนั้นคลิกเลือก “Fields, Items & Sets”
- คลิกเลือกคำสั่งย่อย "Calculated Field"
- จะพบหน้าต่างให้ใส่สูตรที่ต้องการ โดยต้องมีการเลือกจาก Field ที่มีอยู่ก่อน
- Name ให้ตั้งชื่อฟิล์ดที่กำลังจะสร้างขึ้น (ชื่ออะไรก็ได้ แต่ควรให้สอดคล้องกับข้อมูล)
- Formula ให้ใส่สูตรที่ต้องการ จากตัวอย่าง จะเอายอด Amount คูณด้วย 100 และหารด้วยขายทั้งหมดคือ 97,000 จะได้เปอร์เซ็นต์ยอดขายในแต่ละวัน
- กดปุ่ม OK เพื่อยืนยัน
เครื่องหมาย คุณหารบวกลบ บนคอมพิวเตอร์
- เครื่องหมายคูณ ใช้สัญลักษณ์ "*"
- เครื่องหมายหาร ใช้สัญลักษณ์ "/"
- เครื่องหมายบวก ใชัสัญลักษณ์ "+"
- เครื่องหมายลบ ใช้สัญลักษณ์ "-"
บทสรุป หลังจากกดปุ่มยืนยันแล้ว จะพบคอลัมภ์ใหม่สร้างขึ้นมาบนรายงาน PivotTable ให้ทันที รวมทั้งในหัวข้อ PivotTable Fields (คอลัมภ์ด้านขวา) จะพบฟิล์ดนี้เพิ่มเติมเข้ามาด้วยเช่นกัน
เพียงเท่านี้ เราก็สามารถสร้างฟิล์ดใหม่เพิ่มเติมจากฐานข้อมูลเดิมที่มีมาแต่แรกได้แล้ว ส่วนใครต้องการฟิล์ดอะไรเพิ่มเติมนอกเหนือจากตัวอย่าง คงต้องศึกษาจากข้อมูลของตัวเองว่า ประกอบด้วยข้อมูลอะไร และสามารถเพิ่มเติมอะไรได้บ้าง
ทิปเพิ่มเติม กรณีที่เราสร้างไว้แล้ว แต่ไม่ต้องการแสดงผล ให้เราไปหัวข้อ PivotTable Fields ด้านขวามือ จากนั้น ก็คลิกยกเลิการแสดงผล คอลัมภ์ที่สร้างก็จะไม่แสดงให้เห็นได้เช่นกัน