เทคโนโลยีรับส่งเมล

อีเมล การสื่อสารยอดนิยม

สำหรับการทำธุรกิจแล้ว การส่งข้อความผ่านอีเมล ถือได้ว่า เป็นเรื่องที่มีความสำคัญมากที่สุด ถึงแม้ว่าการสื่อสารผ่านช่องทางโซเชียลมีเดีย จะสามารถทำได้เช่นกัน แต่อีเมลถือว่าเป็นหลักฐานสำคัญในการสื่อสารที่น่าเชื่อถือมากกว่า

คุณทราบหรือไม่ว่า อีเมลมีระบบในการสื่อสารหลากหลายแบบ แต่ละแบบแต่ละประเภท ก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันออกไป บทความนี้ จะมาแนะนำการประเภทของการสื่อสารผ่านอีเมลว่า มีอะไรบ้าง เอาไว้เป็นแนวทางในการเลือกใช้งาน

ทำความรู้จัก โปรโตคอล (Protocol) กันก่อน โปรโตคอลคือ มาตราฐานหรือข้อกำหนด สำหรับการสื่อสารผ่านคอมพิวเตอร์ ถ้าเป็น Mail Protocol ก็คือ มาตราฐานในการรับส่งเมล นั่นคือ ถ้าไม่มีการกำหนดมาตราฐานเดียวกัน จะไม่สามารถสื่อสารกันได้

ประเภทของการระบบรับส่งเมล

• Webmail (Web-Based Email)
  อีเมลที่สามารถตรวจสอบและรับส่งได้สะดวกมาก โดยเฉพาะผู้ที่ต้องเดินทางบ่อยๆ เพราะสามารถรับส่งเมลผ่านทางเว็บบราวเซอร์ได้ ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมแต่อย่างใด ผู้ให้บริการฟรีอีเมลจำนวนมาก ให้บริการเป็นเว็บเมลชนิดนี้ เช่น Gmail, Yahoo Mail, iCloud เป็นต้น
  
  

• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
  ชื่อนี้อาจไม่คุ้นเคยกับใครหลายๆ คน แต่อาจจะพบตอนที่เราติดตั้งอีเมลใหม่ๆ  SMTP เป็นโปรโตคอลมาตรฐานสำหรับการส่งอีเมล เซิร์ฟเวอร์ SMTP เป็นแอปพลิเคชันที่มีจุดประสงค์หลักในการส่ง รับ และ/หรือส่งต่อข้อความอีเมลจากไคลเอ็นต์อีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่รับ
  
  SMTP เป็นมาตราฐานในการสื่อสารระบบอีเมล เพื่อใช้สำหรับการส่งต่ออีเมลของเรา ไปยังเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง นั่นเอง
  
  
• POP3 (Post Office Protocol) หมายเลข '3' หมายถึง 'รุ่น 3'
  ชื่อที่บางคนอาจไม่สนใจ หรือไม่คุ้นเคยเช่นเดียวกันกับ SMTP แต่เรามักจะเห็นตอนติดตั้งอีเมลเช่นกัน  POP3 จะทำงานโดยการดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว และจะมีการลบข้อความออกจากเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้มีพื้นที่ว่างสำหรับข้อความขาเข้าอื่นๆ และเพื่อให้สามารถอ่านเมลได้ ขณะที่เราไม่ได้เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตอยู่
   

• IMAP  (Internet Message Access Protocol)
  เป็นโปรโตคอลมาตรฐานอินเทอร์เน็ตที่ไคลเอนต์อีเมลใช้เพื่อดึงข้อความอีเมล มักใช้กับบัญชีอีเมลธุรกิจ ข้อความอีเมลถูกจัดเก็บไว้ในเมลเซิร์ฟเวอร์ เมื่อใดก็ตามที่ผู้ใช้ตรวจสอบอีเมล ไคลเอนต์อีเมลจะติดต่อเซิร์ฟเวอร์เพื่อเชื่อมต่อผู้ใช้กับข้อความของพวกเขา โปรโยชน์และความแตกต่างของ IMAP กับโปรโตคอลอื่นๆ คือ  เป็นโปรโตคอลที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูตัวอย่าง ลบ และจัดระเบียบข้อมูลอีเมลของตนบนเซิร์ฟเวอร์ ก่อนที่จะถ่ายโอนไปยังอุปกรณ์ของตน
  
  IMAP มีการพัฒนามาหลายรุ่น เช่นเดียวกับ POP3 อย่างเช่น IMAP3, IMAP4 เป็นต้น

ข้อดีข้อเสียของ POP3 กับ IMAP

แต่ละโปรโตคอล มีหน้าที่ในการทำงานแตกต่างกันไป ทำให้มีข้อดีและข้อเสียต่างกันด้วย สำหรับ POP3 มีข้อดีคือ จะมีการดึงเมลเข้าคอมฯ ทำให้สะดวกเวลาไม่ได้เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต แต่ถ้าเป็น IMAP ข้อมูลจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ ถ้าไม่มีอินเตอร์เน็ต ก็ไม่สามารถอ่านเมลได้

การติดตั้งอีเมลหรือการใช้งานอีเมล โดยปกติสามารถกำหนดมาตราฐานในการโปรโตคอลข้างต้นเพื่อเลือกวิธีในการรับและส่งอีเมล ซึ่งก็มีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันออกไป โดยปกติผู้ใช้งานทั่วไป มักจะไม่ได้สนใจเกี่ยวกับประเภทในการรับส่งเมลดังกล่าง แต่คนไอที จะเป็นคนติดตั้งหรือกำหนดให้ 

ทิปเพิ่มเติม สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft 365 เมล เราสามารถติดตั้งเมลโดยใช้โปรโตคอล POP3 หรือ IMAP4 ได้ แต่จะใช้ได้เฉพาะในส่วนการรับส่งเมล เท่านั้น แต่จะไม่สามารถเชื่อมต่อกับ Calendar, Task หรือ Contact ได้ ดังนั้น ควรระวังในการเลือกใช้งาน

บทความนี้ อาจจะเน้นไปทางด้านเทคนิค แต่เห็นว่ามีประโยชน์และมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะกับน้องๆ ไอทีที่ต้องดูแลระบบอีเมล ดังนั้น การเข้าใจและสามารถเลือกนำไปใช้ให้ถูกต้อง จะทำให้การทำงานง่ายและมีประโยชน์มาก