โปรแกรมส่งอีเมล Microsoft Outlook
ถ้าพูดถึงโปรแกรมที่นิยมใช้งานในการรับส่งอีเมล ของออฟฟิศทั่วโลก คงหนีไม่พ้นโปรแกรมยอดฮิตอย่าง Microsoft Outlook ซึ่งเป็นหนึ่งในโปรแกรมของตระกูล Microsoft Office ที่มีการพัฒนาการอย่างยาวนาน
ความสามารถหลักของ Microsoft Outlook
นอกเหนือจากความสามารถในการรับส่งและบริหารจัดการเมลแล้ว Microsoft Outlook ยังรองรับการใส่ปฏิทินนัดหมาย (Calendar) เชิญประชุมผ่าน Calendar รวมทั้ง ยังรองรับการเชิญประชุมผ่าน Microsoft Teams อีก
ปัจจุบัน Ai ได้เข้ามาผนวกกับ Microsoft Outlook และทำให้ การเขียนเมล ตอบกลับเมล เป็นเรื่องง่าย เพราะ Ai ที่ทำงานบน Microsoft จะทำตัวเป็นผู้ช่วยในการเขียนอีเมล (Draft) หรือ โค้ช (Coaching) ในการช่วยแนะนำและปรับแต่งให้เป็นภาษาที่เหมาะสม สรุปคือ Ai จะทำหน้าที่เขียนอีเมลให้แทน ใครมีปัญหาเรื่องภาษาอังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ สามารถใช้ Ai จัดการแทนได้
Ai ที่กล่าวข้างต้นคือ Copilot Ai ที่ทำงานร่วมกับโปรแกรม Microsoft Outlook ชื่อ "Copilot for Microsoft 365" ไม่ใช่ Copilot Ai ที่ใช้งานฟรีนะครับ คนละเวอร์ชั่นกัน
วิธีใช้งาน Copilot บน Microsoft Outlook
- เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
- เปิด New Email
- จะพบไอคอน Copilot
- คลิกเลือกเลือก
- Draft with Copilot
- Coaching by Copilot
- จากตัวอย่าง ให้เลือก Draft with Copilot
- จะพบหน้าต่างให้กรอกคำสั่ง (Prompt) ที่ต้องการให้ Ai เขียนแทน
- พิมพ์คำสั่ง และคลิก Generate
- รอสักครู่
- หลังจาก Ai แต่งเนื้อหาให้ จะพบปุ่ม
- Keep - เก็บ หรือเลือกตามที่ Ai สร้างให้
- Discard - ไม่เก็บ ให้ลบทิ้ง
- Regenerate - ให้เขียนใหม่ (ยังไม่ถูกใจ)
- Adjust - ปรับใหม่ให้เหมาะกับสถานการณ์ (ไม่เป็นทางการ, ทางการ, สั้นลง, ยาวขึ้น)
- เลือกตามต้องการ
Coaching by Copilot
นอกเหนือจากคำสั่ง "Draft with Copilot" คำสั่ง Coaching เป็นคำสั่งสำหรับสั่งให้ Copilot Ai ช่วยแนะนำการเขียนอีเมลของเรา แต่..เราจำเป็นจะต้องเขียนอีเมลขึ้นมาก่อน และต้องเขียนอย่างน้อย 100 ตัวอักษร ทั้งนี้ เพื่อให้ Ai สามารถอ่านและเข้าใจความต้องการของเราได้
วิธีให้ Copilot อ่านและสรุปอีเมล
- เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook
- คลิกเปิด Inbox
- คลิกเลือกอีเมลที่ต้องการ
- จะพบปุ่ม "Summarize" ที่เมนูด้านบนขวา
- กดปุ่ม Summarize และรอสักครู่ Ai จะสรุปเนื้อหาบนอีเมลให้
สรุป ความสามารถของ Copilot for Microsoft Oulook ประกอบด้วย
- Summarize -อ่านอีเมล และสรุปเนื้อหาสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
- Draft - เขียนร่างอีเมล
- Coaching - ให้คำแนะนำในการเขียนอีเมลของเรา
- Chat - รองรับการแชทกับ Copilot
สำหรับข้อจำกัดของ Copilot บน Microsoft Outlook นั่นคือ จะรองรับการใช้งา กรณีที่เป็นกล่องจดหมายหลักเท่านั้น ไม่รวมถึงกล่องที่มีการจัดเก็บเมลที่แยกต่างหาก หรือกล่องจดหมายที่มีการแชร์