แชร์ประสบการณ์การใช้ Cloud

ยุคของระบบ Cloud

คำว่า Cloud อ่านว่า "คลาวด์" เป็นคำที่พูดถึงในระดับต้นๆ ในหลายๆ ปีที่ผ่านมา ถ้าจะแปลคำว่า Cloud จะหมายถึง "เมฆ" ซึ่งดูแล้ว คล้ายๆ กับสิ่งที่จับต้องไม่ได้ แต่ในความเป็นจริง สามารถจับต้องได้อย่างแน่นอน เพราะ เจ้าคลาวด์ ก็คือ Host Server ที่ให้บริการจัดเก็บข้อมูล ติดตั้งโปรแกรม หรือ แอปฯ นั่นเอง

คุณใช้งานระบบ Cloud หรือยัง

ผมเชื่อว่า แทบทุกคน มีการใช้งาน Cloud อยู่แล้ว แต่บางคนอาจไม่ทราบว่า ตัวเองก็ใช้ Cloud มานานแล้ว ตัวอย่างเช่น การใช้งาน Gmail ซึ่งเป็นอีเมลที่ทาง Google ให้ใช้ฟรี รวมถึงแอปต่างๆ ที่มีเปิดให้ใช้เช่น Google Translate, Drive, Forms, Docs เป็นต้น ซึ่งจุดเด่นของ Cloud คือ สามารถใช้งานได้ทุกที่ที่มี อินเตอร์เน็ต 

สำหรับบริการของ Google ที่เสียเงิน มีชื่อว่า Google Workspace ถ้าเปรียบเทียบกับคู่แข่งอย่าง Microsoft ก็คือ Microsoft 365 นั่นเอง ซึ่งมีบริการไม่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ในหลายๆ องค์กรที่มีการใช้อีเมลแบบเสียเงิน อย่างเช่น Microsoft 365 ก็เป็นอีกหนึ่งบริการผ่านทางระบบ Cloud ไม่ว่าจะเป็น อีเมล, โปรแกรมออฟฟิคบนคลาวด์ (Word, Excel PowerPoint, และ Outlook) สามารถใช้งานได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม นอกจากนี้ ยังมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลผ่านระบบ OneDrive เป็นต้น

แชร์ประสบการณ์ การใช้งาน Microsoft 365 บน Cloud

ขอออกตัวก่อนว่า ทางเราไม่ได้เป็นผู้ขาย และไม่ได้มีส่วนได้เสียกับ Microsoft แต่เป็นผู้ที่ทำงานและใช้งาน Microsoft 365 จริงมานานหลายปี ได้เห็นถึงประโยชน์ ข้อดีข้อเสียหลายๆ อย่าง 

มาเริ่มต้นกันเลย ขอเน้นเรื่องถึงประโยชน์ของ Microsoft 365 ก่อน เบื้องต้น ถ้าสั่งซื้อและมี License แล้ว สิ่งที่จะได้รับ อันดับแรก คือ อีเมล ที่เราสามารถใช้ชื่ออีเมล เป็นชื่อขององค์กรของเราได้ด้วย นอกจากนี้ Microsoft 365 ยังรวม เมลพิเศษ ที่เรียกว่า Shared Mailbox ซึ่งเราสามารถสร้าง อีเมล ฟรี ได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม 

Shared Mailbox เป็นฟรีอีเมล ที่สร้างขึ้น ไม่มีรหัสผ่านในการเช็คเมล แต่ต้องผูกกับอีเมลที่มีการใช้งานจริง และมี License เมลเท่านั้น เหมาะสำหรับการแยกเมลอีกเมล ที่ไม่เกี่ยวกับเมลส่วนตัว ตัวอย่างเช่น info@domain.com เป็นต้น

นอกจากนี้ สิ่งที่เราจะได้รับ (แถม) มาด้วยคือ โปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมด (ให้ดูแพคเก็จที่เลือกซื้อ) สามารถทำงานได้ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในเครื่องคอมฯ เลย สะดวกมาก ส่วนการใช้งาน ก็ยังสามารถบันทึกไฟล์ทำงานบน OneDrive ซึ่งรวมอยู่ใน License อีกด้วย

อีกสิ่งหนึ่งที่น่าสนใจ คือ Shared Point ให้เราสามารถสร้างเว็บไซต์ ใช้งานในองค์กรได้ ที่เราเรียกว่า "Intranet" และมีพื้นที่ให้ใช้งาน จัดเก็บข้อมูล แบบไม่ต้องซื้อเพิ่ม จากนั้น ก็สามารถเก็บไฟล์ไว้ส่วนกลาง (นอกจาก OneDrive ส่วนตัว) จากนั้น ก็แชร์ไฟล์ ทำงานร่วมกันได้อีกด้วย

สุดท้ายที่อยากจะแชร์คือ คุณอาจได้พบกับ แอป ใหม่ๆ ที่ Microsoft พัฒนาขึ้น ซึ่งส่วนใหญ่เราสามารถใช้งานได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่เราจำเป็นต้องศึกษาด้วยตัวเอง 

ข้อเสียของการใช้งาน Microsoft 365

• ค่าใช้จ่ายรายเดือน รายปี
• ระบบมีการพัฒนาโปรแกรมอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ Microsoft Office อาจทำให้สับสนในการใช้งานกับเวอร์ชั่นใหม่ ประมาณว่า หาคำสั่ง หาไอคอนไม่เจอ
• กรณีองค์กร มีการใช้งานอีเมลจำนวนมาก จำเป็นต้องมีไอที เพื่อช่วยบริหารจัดการ user หรืออีเมล

ประโยชน์ของระบบ Cloud

• ลดค่าใช้จ่ายเรื่องฮาร์ดแวร์ ซอร์ฟแวร์
• ใช้งานร่วมกัน ด้วยไฟล์เดียวกัน พร้อมกันได้
• ระบบรักษาความปลอดภัยสูง
• ระบบกู้คืน
• มีทีมงานด้านเทคนิค ดูแลโดยตรง
• ลดภาระพนักงานไอทีขององค์กร
• ทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ถ้ามีอินเตอร์เน็ต