ใช้ Ai ช่วยตอบและเขียนอีเมล

ตอบอีเมลด้วย Ai เรื่องที่ไม่ควรมองข้าม 

ต่อไปนี้ เราจะสามารถสื่อสารกับคนอื่นๆ ทั่วโลกได้ ไม่ว่าจะเป็นภาษาอะไร เพราะ Ai สามารถเป็นตัวช่วยในการสื่อสารได้ โดยเฉพาะ การสื่อสารผ่าน "อีเมล" แค่ให้ Ai ช่วยตอบ และอยากจะให้ตอบเป็นภาษาอังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ Ai ก็ทำได้เช่นกัน ใครยังไม่เคยทดสอบ แนะนำให้เริ่มตั้งแต่ตอนนี้เลย

ใช้ Ai ตอบอีเมลหรือจดหมาย

บทความนี้ จะมาแนะนำวิธีการตอบอีเมลด้วย Ai ซึ่งเราสามารถเลือกใช้ได้ไม่ว่าจะเป็น ChatGPT / Gimini หรือแม้กระทั่ง Microsoft Copilot จากการทดสอบจริง สามารถให้ Ai ทั้ง 3 แบรนด์นี้ ตอบอีเมได้

การจะให้ Ai ตอบคำถามหรือตอบอีเมลนั้น สามารถทำได้ ถึงแม้ว่า เราจะไม่มีความรู้ภาษาอังกฤษ เราก็สามารถสั่งให้ Ai ตอบได้ เพราะ Ai ทั้ง 3 แบรนด์ข้างต้น สามารถรองรับหลายภาษา รวมทั้งภาษาไทยด้วย

ตัวอย่างเช่น เราได้รับอีเมลจากผู้ขายเจ้าหนึ่ง ว่าต้องการจะนำเสนอสินค้าด้านความงาม แต่เรายังไม่สนใจ เราจะมีวิธีการตอบอีเมลอย่างไร ให้ผู้ขาย ไม่รู้สึกว่าถูกปฏิเสธอย่างสิ้นเชิง

อย่าลืมนะ คำถามหรือคำสั่ง ที่เราถาม Ai เราเรียกว่า "Prompt"

คำสั่งจากตัวอย่างข้างต้น เราสามารถเขียนเป็น Prompt ประมาณนี้ "ช่วยตอบปฏิเสธผู้ขายที่นำเสนอสินค้าด้านความสวยงาม แต่ทางเรายังไม่สนใจ ขอตอบเป็นภาษาอังกฤษ"

วิธีการตอบอีเมลโดยใช้ Ai

1. เปิดโปรแกรมอีเมล และเปิดจดหมายที่ได้รับ
2. เปิด Brwoser และเข้าเว็บ Ai
3. ทำการ login เพื่อเข้าใช้ Ai ก่อน ถ้ายังไม่ได้ทำการ Login
4. ในช่อง "Message" ให้พิมพ์คำสั่งที่ต้องการ
5. จากนั้น รอดูผลลัพธ์

หลังจากที่ Ai ช่วยแต่งจดหมายให้แล้ว ถ้าเราเห็นว่า ข้อความในจดหมายยาวเกินไป เราก็ยังสามารถบอกให้ Ai เขียนให้สั้น และข้อความกระชับมากขึ้นได้อีกด้วย 

สิ่งสำคัญ หลังจากที่ Ai ได้ตอบกลับอีเมลแล้ว แนะนำว่า ให้ทำการตรวจสอบเนื้อหาอีกครั้ง ก่อนการส่งออก ทั้งนี้ ข้อความที่ได้ อาจไม่ถูกต้อง 100% บางครั้ง ก็มีเพื้ยนๆ บ้าง แต่อาจมาจากเรา ให้รายละเอียดไม่มากพอก็เป็นได้  และอีกอย่างหนึ่งที่สำคัญ ก่อนการ copy และนำให้ระวังเรื่อง Font / Format ของข้อความด้วย เพราะอาจได้รูปแบบตัวอักษรไม่ถูกต้อง หรือได้ตารางแถมมาด้วย

วิธีแก้ปัญหา Font / Format ไม่ตรง เวลา copy จาก Ai แนะนำให คลิกขวาบริเวณที่ต้องการวาง เลือก "Keetp Text Only" เป็นการเลือก copy เฉพาะข้อความ ไม่รวม Format นั่นเอง